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TU Berlin

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Vergabeunterlagen

Mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes leitet die Vergabestelle einem Bieter Unterlagen zu, die in ihrer Gesamtheit als Vergabeunterlagen bezeichnet werden und aus dem Anschreiben (der Aufforderung zur Angebotsabgabe) und den Verdingungsunterlagen bestehen. Diese wiederum setzen sich aus den Bewerbungsbedingungen, der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen zusammen.

Die Bewerbungsbedingungen haben den Zweck, dem Bieter das Verfahren bis hin zur Angebotsabgabe zu erläutern.

Die Leistungsbeschreibung ist das Kernstück der Vergabeunterlagen. Hier wird die gewünschte Leistung eindeutig und vollständig beschrieben, wobei darauf geachtet werden muss, dass durch die Beschreibung nicht von vornherein ein bestimmtes Produkt festgelegt bzw. ein bestimmtes Unternehmen bevorzugt wird (wettbewerbsneutrale Beschreibung, vgl. auch das Merkblatt des BMWA und des BMI "Diskriminierungsfreie Leistungsbeschreibungen bei IT-Ausschreibungen"). Je nach Komplexität der geforderten Leistung kann diese Beschreibung wenige Sätze oder äußerst umfangreiche Ausarbeitungen umfassen.

Wie das Vergabeverfahren unterliegt auch die Gestaltung der abzuschließenden Verträge der Regelung durch das Vergaberecht. Daraus ergeben sich bestimmte Vertragsinhalte, die man als "Allgemeine Geschäftsbedingungen der öffentlichen Hand" bezeichnen könnte. Davon abweichende Geschäftsbedingungen der Unternehmen sind in Verträgen mit der öffentlichen Hand grundsätzlich nicht durchsetzbar.

Folgende Vertragsbedingungen werden unterschieden:

  • Allgemeine Vertragsbedingungen (müssen immer vereinbart werden): VOL/B
    Achtung: VOL/A dagegen darf (bei Beschaffungen unterhalb der EG-Schwellenwerte) ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil werden, vgl. LHO §55, 2.3
  • Ergänzende Vertragsbedingungen (werden in besonderen Fällen vereinbart): z.B. EVB-IT oder BVB
  • Zusätzliche Vertragsbedingungen: Die "Zusätzliche(n) Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen – ausgenommen Bauleistungen – Vom 13. Juli 1994" des Landes Berlin sind außer in begründeten Ausnahmefällen und bei speziellen Sonderregelungen als Vertragsbestandteil grundsätzlich immer zu vereinbaren.
  • Besondere Vertragsbedingungen: Fälle, die durch keine der genannten "Allgemeinen Geschäftsbedingungen der öffentlichen Hand" ausreichend geregelt sind, werden individualvertraglich bzw. durch Besondere Vertragsbedingungen geregelt.

Für die Zusammenfassung der Vertragsbestandteile ist es häufig zweckmäßig, den mit eigenen Eintragungen ergänzten Vordruck Wirt 313 "Angebot (VOL)" in Verbindung mit Wirt 311 A - Zusätzliche und Besondere Vertragsbedingungen - VOL den Vergabeunterlagen beizufügen und von den Bietern unterzeichnet zurückzuverlangen.  Es empfiehlt sich bei IT-Beschaffungen, auf dem Vordruck Wirt 313 die jeweilig anzuwendenden Ergänzenden Vertragsbedingungen EVB-IT bzw. BVB zusätzlich aufzuführen und die Reihenfolge der Gültigkeit der Vertragsbestandteile festzulegen (mit der Leistungsbeschreibung an erster Stelle und den weiteren Vertragsbedingungen umgekehrt wie oben, d.h. VOL/B an letzter Stelle). Das Formular Wirt 311 A bietet Vorlagen zur Vereinbarung von „Besonderen Vertragsbedingungen" zu Punkten wie Ausführungsfristen, Vertragsstrafen, Gewährleistungsfristen, Zahlungen einschließlich Skontoabzügen etc.. Bei Unklarheiten, Widersprüchlichkeiten oder auch beabsichtigten Abweichungen sollten die gewünschten Bedingungen explizit im Leistungsverzeichnis als höchstrangigem Vertragsteil aufgeführt werden.

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