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TU Berlin

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Vergabeverfahren bei öffentlichen Aufträgen

Die Vergabevorschriften sind in der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), niedergelegt, bestehend aus Teil A Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen ( VOL/A, Ausgabe 2009, in Kraft getreten am 16.6.2010) und Teil B Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen ( VOL/B, Ausgabe 2003, Stand vom 24.9.2003). Sie sehen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen drei verschiedene Verfahren vor, die sog. Vergabearten (vgl. VOL/A §3).

Die Wahl der Vergabeart ist nicht beliebig. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Aufträge (unterhalb des sog. Schwellenwertes, s.u.) grundsätzlich im Wege der öffentlichen Ausschreibung zu vergeben. Dabei können beliebig viele Unternehmen, die in dem geforderten Marktsegment tätig sind, Angebote abgeben und somit am Wettbewerb teilnehmen. Die Ausschreibungen werden einer breiten Öffentlichkeit in speziellen Veröffentlichungsorganen bekannt gemacht.

Nur ausnahmsweise, beim Vorliegen besonderer, in der VOL/A §3 genannter Voraussetzungen, die auch aktenkundig gemacht werden müssen (Dazu dient an der TU Berlin der Vordruck  Angebotsprüfung.), darf von dieser Regel abgewichen werden. In diesem Fall wird zunächst geprüft, ob eine beschränkte Ausschreibung durchgeführt werden kann. Kennzeichen dieser Verfahrensart ist, dass die Anzahl der Bieter durch eine Vorauswahl der Vergabestelle begrenzt ist. Die Kandidaten dafür können durch einen vorgeschalteten öffentlichen Teilnehmerwettbewerb ermittelt werden. Ausgewählte Anbieter werden von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Die beschränkte Ausschreibung hat Vorrang vor der freihändigen Vergabe. Auch hier fordert die Vergabestelle von sich aus Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auf. Dabei ist sie nur begrenzt an formelle Vorschriften gebunden. Sie kann z.B. mit dem Bieter über Inhalt und Preise des Angebotes verhandeln. Auch bei dieser Vergabeart sollte soweit möglich ein Wettbewerb zwischen verschiedenen Bietern stattfinden.

Soweit es zweckmäßig erscheint, sind die Auftraggeber gehalten, das Beschaffungsvolumen in sog. Lose aufzuteilen, also in Teilaufträge (z.B. Auftrennung von Arbeitsplatzrechner-Beschaffungen in Lose für Systemeinheiten, Bildschirme und Drucker), die unabhängig voneinander an verschiedene Bieter vergeben werden können.

Besonderheit: Beträgt der Auftragswert mehr als 200.000 € (bei sog. Großgeräten die Kosten des einzelnen Gerätes einschließlich Zubehör), muss die Beschaffung im HBFG-Verfahren (Hochschulbauförderungsgesetz) beantragt werden. Näheres dazu ist den Informationen der Abt. III (Finanzen) zu entnehmen.

Die vorgenannten Bestimmungen gelten streng genommen nur für Beschaffungen unterhalb eines geschätzten Auftragswertes von 193.000 € (ab 1.1.2010, vorher 206.000 €, jeweils zzgl. Umsatzsteuer), des sog. Schwellenwertes. Bis zu dieser Grenze werden nationale deutsche Vorschriften angewendet. Bei Aufträgen, die den Schwellenwert erreichen oder übersteigen, sind die Vergabevorschriften der Europäischen Union anzuwenden, die in die VOL eingearbeitet wurden (Abschnitt 2, die sog. EU-Paragrafen). Die EU-Vergabeverfahren sind den nationalen Vergabeverfahren ähnlich: Es wird unterschieden zwischen Offenem Verfahren (analog öffentlicher Ausschreibung), Nichtoffenem Verfahren (analog Teilnahmewettbewerb mit anschließender beschränkter Ausschreibung) und Verhandlungsverfahren (analog freihändiger Vergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb). Zusätzlich gibt es noch das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs.

Gemäß den Ausführungsvorschriften zur Berliner Landeshaushaltsordnung (AV LHO §55) dürfen bei Unterschreitung bestimmter Wertgrenzen die Berliner Vergabestellen vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung abweichen. Die Wertgrenzen liegen für Liefer- und Dienstleistungen bei 25.000 € für die beschränkte Ausschreibung und (lt. Rundschreiben  WiArbFrau II F Nr. 2/2006) 7.500 € für die freihändige Vergabe. Auch bei freihändiger Vergabe sind  i.A. mindestens drei Angebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 € ist ein formloser Preisvergleich ausreichend (€-Beträge jeweils inkl. MwSt.). Auch bei der Aufteilung in Lose zählt für die Anwendung der Wertgrenzen (wie auch des o.g. Schwellenwertes) immer der Auftragswert für die gesamte sachlich zusammengehörige Beschaffung.

Achtung: Im Rahmen des Konjunkturpaketes II wurden im Land Berlin gemäß Rundschreiben SenStadt VI A/ WiTechFrau II F Nr. 1/2009 vom 23.2.09 die Wertgrenzen für freihändige und für beschränkte Vergaben nach VOL befristet bis zum 31.12.2010 auf 100.000 € (zzgl. MwSt.) angehoben. Diese Regelungen wurden gemäß Gemeinsames Rundschreiben SenStadt VI A / SenWiTechFrau II F Nr. 07/ 2010 vom 8.10.2010 bis zum 31.12.2011 verlängert.

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