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TU Berlin

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Allgemeine Hinweise zum Softwareportal

Das  tubIT-Softwareportal löste im November 2007 das bisherige elektronische Bestellverfahren für Software ab. In Zusammenarbeit zwischen asknet und tubIT ist ein Portal entstanden, das die sichere und einfache elektronische Bestellung von Software ermöglicht. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, viele Produkte per Download unmittelbar nach der Bestellung auf Ihrem Rechner verfügbar zu haben.

Bestellungen von Softwarelizenzen aus Lizenzverträgen der TU sind nur  über das Softwareportal möglich.

Außerdem steht über das Portal mit dem Gesamtangebot der Firma asknet ein erweitertes Softwareangebot zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass alle Bestellungen, die über das tubIT-Softwareportal getätigt werden (auch Bestellungen von Produkten die zum persönlichen Einsatz von Studenten und Mitarbeitern erfolgen) in der Statistik des Portals gespeichert werden.

Alle erforderlichen Informationen über Produkte, Kauf und Nutzung von Software finden Sie in unserem tubIT-Softwareportal (Direktzugang über die Servicebox "Softwarebestellung" rechts).

Unter Campusverträge und F&L Lizenzprogramme finden Sie alle über tubIT für die TU abgeschlossenen Lizenzverträge.

Nutzungsbedingungen

Die Beschaffung von Produkten aus Lizenzverträgen der TU über das Softwareportal stellt einen Vertragsabschluss zwischen dem Besteller und der TU dar. Es gelten im Verhältnis zum Lizenznehmer ausschließlich die von tubIT unter dem jeweiligen Vertrag beschriebenen Bedingungen zur Überlassung und Nutzung. 

Das Softwareportal ist ein Dienst der TU. Indem Sie diesen Dienst nutzen, erkennen Sie die Bedingungen von tubIT an.

Für Produkte aus Campusverträgen der TU gilt nicht das Fernabsatzgesetz. Produkte aus Campusverträgen der TU können nach dem Kauf nicht zurückgegeben werden.

Produktklassen im Softwareportal

Abb. 1: Screenshot der Startseite des tubIT-Softwareportals
Lupe


Das Softwareangebot ist im tubIT-Softwareportal in drei Produktklassen eingeteilt, die entsprechend im Hauptmenü auf der linken Seite des Portalfensters gekennzeichnet sind: Campus Verträge

Campusverträge: Bei diesen Produkten handelt es sich in der Regel um Softwareprodukte, die tubIT in größerer Stückzahl für die TU Berlin beschafft hat und über das tubIT-Softwareportal  an Einrichtungen der TU Berlin verteilt. Durch die Beschaffung großer Stückzahlen wurden Rabatte erzielt,  die für Einzelkäufer nicht zu erreichen sind. Bei den im tubIT-Softwareportal angegebenen Preisen handelt es sich um Inkassobeträge, bei denen die Mehrwertsteuer nicht gesondert ausgewiesen wird. Da es in diesem Fall nicht zu einem Kaufvertrag zwischen Endnutzer und einer Firma kommt, unterliegen die Produkte aus Campusverträgen keinem Preisvergleich. Produktbestellungen aus Campusverträgen der TU Berlin sind vom Rückgaberecht ausgeschlossen.


F&L Lizenzprogramme:
Für diese Produktkategorie existieren Forschung und Lehre Programme bzw. Rahmenverträge, die vorher zwischen der TU Berlin, dem Land Berlin oder einer anderen F&L Einrichtung und den jeweiligen Anbietern ausgehandelt worden sind. Diese Produkte können nirgendwo zu günstigeren Konditionen erworben werden. Für Produkte aus F&L Lizenzprogrammen ist deshalb kein Preisvergleich erforderlich. Produktbestellungen aus F&L Lizenzverträgen der TU Berlin sind vom Rückgaberecht ausgeschlossen.


Gesamtprogramm asknet:
Zu dieser Produktkategorie zählen alle Produkte, die die Firma asknet vertreibt. Darin sind sowohl die Produkte der  beiden ersten Gruppen (Campusverträge und F&L Lizenzprogramme) enthalten, als auch Produkte, für die an der TU keine  Verträge existieren. D.h. die Firma asknet tritt bei diesen Produkten in Konkurrenz zu anderen Softwareanbietern und es sind die Richtlinien der Landeshaushaltsordnung und die Beschaffungsrichtlinien TU (s. u. ) zu berücksichtigen. Im Gesamtprogramm können Sie gezielt nach einem Produkt suchen oder sich eine alphabetische Übersicht aller Hersteller bzw. Produkte anzeigen lassen. Alle Produkte, die im Rahmen von Verträgen der TU angeboten werden, sind in dieser Übersicht mit "(TUB)" gekennzeichnet. Zusätzlich besteht die Möglichkeit sich Software sortiert nach bestimmten Themen anzeigen zu lassen.

Produktsuche im Softwareportal

Das Softwareportal bietet verschiedene Suchfunktionen, die Ihnen die Suche nach Produkten ermöglichen. Bitte beachten Sie, dass hier alle Produkte aus allen Vertragsformen und Lizenzmodellen und auch die Händlerprodukte von asknet angezeigt werden.  Wenn Sie sicher sein wollen, im Rahmen eines Vertrages der TU zu bestellen, suchen Sie immer unter "Campusverträge" und "F&L Lizenzprogramme".

  1. Die Profi-Suche (oben rechts im Fenster): dort können Sie einen Produktnamen eingeben und erhalten eine detaillierte Ausgabe aller möglichen Produktformen zu dieser Eingabe, sortiert nach Produktgruppen. Produktgruppen symbolisieren unterschiedliche Lizenzmodelle und/oder Vertragsformen, in deren Rahmen das Produkt erworben werden kann.
  2. Im Menü unter asknet Gesamtprogramm:
  • Hersteller A - Z: dort finden Sie Hersteller bzw.Hersteller- Lizenzprogramme, z. B. Microsoft Select, Microsoft Select für Studierende, Microsoft SSl Lizenzen  usw.
  • Produkte A - Z: hier werden Ihnen Produktgruppen aus unterschiedlichen Lizenzmodellen bzw. Herstellerverträgen angezeigt, z. B. unter "A" alle Access-Produkte im Rahmen des Microsoft Select Programms, alle Microsoft Paketversionen zu Access und alle Produkte zu Microsoft OPEN.
  • Themen A - Z: hier werden Ihnen Produktgruppen zu bestimmten Themen ausgegeben.
  • Downloads A - Z: es werden Produktgruppen aufgelistet, für die Downloadversionen verfügbar sind.
  • Updates A - Z: es werden Produktgruppen aufgelistet, zu denen Updates erworben werden können.

Voraussetzungen zur Nutzung des Softwareportals

a) Voraussetzungen für den lesenden Zugriff auf das Softwareportal der TU

  1. Wenn Sie sich im TU Netz befinden können Sie ohne Anmeldung über das Portal der TU lesend auf die Inhalte des Softwareportals zugreifen. Gehen Sie einfach auf den Link tubIT- Softwareportal.
  2. Wenn Sie von außerhalb des TU Netzes auf das Softwareportal zugreifen wollen, müssen Sie sich über TUBIS anmelden um sich als Angehöriger der TU zu authentifizieren. Dies ist erforderlich, da die Informationen zu den Softwarevertägen der TU nicht öffentlich zugänglich sein dürfen.
  3. Alternativ können Sie auch einen VPN-Verbindung zur TU herstellen, dann ist für den lesenden Zugriff von außerhalb des TU Netzes keine Anmeldung über TUBIS erforderlich.

b) Voraussetzungen zur Bestellung für Einrichtungen der TU

  1. Sie haben als Mitarbeiter Ihrer Einrichtung das Provisioning-Verfahren durchlaufen.
  2. Sie haben eine Zeichnungsbefugnis.
  3. Diese bekommen sie von der Finanzabteilung mit schriftlicher Bestätigung.
  4. Sie haben eine Bestellerrolle.
  5. Diese  wird für Sie vom Rollenverwalter Ihrer Einrichtung eingetragen, wenn sie eine  Zeichnungsbefugnis von der Finanzabteilung erteilt bekommen haben.
  6. Die Bestellerrolle kann an einen anderen Mitarbeiter (in Vertretung) delegiert werden. Dazu müssen beide Mitarbeiter das Provisioning-Verfahren durchlaufen haben. Siehe unten: Rollendelegation.
  7. Bestellungen mit Bestellerrolle können nicht für Produkte durchgeführt werden, die für Studierende oder Beschäftigte angeboten werden.
  8. Bestellungen, deren Gesamtwert über 5000,- € beträgt, werden vom Softwareportal nicht ausgeführt. Diese müssen in schriftlicher Form erfolgen

 c) Voraussetzungen zur Bestellung von Beschäftigten und Studierenden zum privaten Gebrauch

  1. Sie haben das Provisioning-Verfahren durchlaufen.
  2. Beschäftigte und Studierende können nur Produkte bestellen, die für diese Zielgruppen verfügbar sind (Kennzeichnung im Softwareportal „Mitarbeiter der TU“ und „Studierende der TU“)

Anmeldung am Softwareportal und Bestellung

  1. Bevor Sie bestellen können, müssen Sie sich am TU-Portal mit Campuskarte + Pin oder  Passwort + TAN anmelden (siehe TUB-Login am rechten oberen Rand z. B. der Startseite der TU oder anderen WWW-Seiten der TU)
  2. Softwareportal als einen der möglichen Dienste im TU-Portal auswählen.
  3. Auswahl der Rolle (Funktion, in der man bestellen will): Mitarbeiter erhalten automatisch die Rolle „Mitarbeiter/in (Org:..)" Studierende erhalten automatisch die Rolle „Studierende/r (Org:...)“. Diese Rollen berechtigen zur Bestellung von Software zum privaten Gebrauch.  Zum Bestellen von Softwarelizenzen für Einrichtungen der TU benötigt man eine Bestellberechtigung in Form der Rolle „Besteller/in (Org...)“. Man kann berechtigt sein für mehrere Kostenstellen zu bestellen, dann sind mehrere Rollen „Besteller/in (Org: ...)“ eingetragen. Auch wenn nur eine Rolle in TUBIS eingetragen ist, muss eine explizite Auswahl der Rolle erfolgen, mit der man sich am Softwareportal anmelden will. Sind mehrere Rollen vorhanden, werden diese zur Auswahl angeboten. Die Bestellerrolle kann auch an einen anderen Beschäftigten (in Vertretung) delegiert werden (siehe Delegation von Bestellbefugnissen).
  4. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der allerersten Bestellung /Anmeldung am Softwareportal als Mitarbeiter oder Studierenden Ihr persönliches Kundenkonto vervollständigen müssen, da die TU außer Ihrem Namen keine Daten bei privaten Bestellerrrollen an das Softwareportal weiterreicht. Diese Eingabe ist nur einmal erforderlich. Diese Daten können Sie jederzeit ändern.
  5. Die Startseite des Softwareportals erscheint in einem neuen Browserfenster.
  6. Auswahl der zu bestellenden Produkte aus den drei Produktklassen (Campusverträge der TU, F&L Verträge der TU oder Gesamtprogramm asknet) und ablegen in den Warenkorb.  Es können mehrere Produkte aus unterschiedlichen Verträgen und Produktklassen in den Warenkorb gelegt werden, der auch nachträglich noch verändert werden kann.  Erst durch Betätigen des Knopfes "Bestellen" wird der Inhalt des Warenkorbes von Ihnen erworben. Es können aber nur die Produkte erworben werden, die für den jeweiligen Bestellerkreis (Einrichtungen, Beschäftigte oder Studierende der TU) vorgesehen sind. Wenn sich im z. B. Warenkorb eines Beschäftigten Produkte für Studierende oder Einrichtungen der TU befinden, werden diese beim Absenden der Bestellung aus dem Warenkorb entfernt.
  7. Beachten der Beschaffungsrichtlinien der TU und der Landeshaushaltsordnung bei Bestellungen aus dem Gesamtprogramm von asknet („Händlerprodukte“).
  8. Einrichtungen der TU sind mit ihrer Anschrift im Portal der TU eingetragen. Diese Adresse wird als Liefer- und Rechnungsanschrift an das Softwareportal übergeben.  Bei Bestellungen von Software durch Studierenden und Beschäftigten zum privaten Einsatz werden Rechnungs- und Lieferanschrift von Softwareportal erfragt.
  9. Abschließen der Bestellung. Erst durch Betätigen des Knopfes "Bestellen" wird der Inhalt des Warenkorbes von Ihnen erworben.
  10. Ggf. Software herunterladen.
  11. Nach erfolgreichem Abschluss des Bestellvorgangs erhalten Sie bei Downloadversionen die bestellte Software (Im Abholregal). Eine elektronische Bestellbestätigung (signierte Email von asknet) folgt wenige Minuten später, diese enthält  auch alle erforderlichen Lizenzcodes. Hinweise zum Prüfen der Signatur von asknet finden Sie unter http://www.tu-berlin.de/index.php?id=22058
  12. Angemeldete Besteller können über den Menüpunkt "Meine Einstellungen" auf der rechten Seite des Portals einen Überblick über ihre Bestellungen, Downloads usw.  erhalten.
  13. Abmelden vom Softwareportal (oben rechts im Browserfenster) und Schließen des Browserfensters.

 

 

Aufgaben des Softwarebestellers

Aus rechtlichen Gründen sind auch für Softwarelizenzen für Einrichtungen der TU immer einzelne Personen/Mitarbeiter der TU zuständig. Dies sind die Softwarebesteller, die alle erforderlichen Informationen zu den von Ihnen bestellten Produkten erhalten und in deren Downloadbereich die Software bereitsteht. Ein Übertragen der Warenkorbes eines Bestellers auf einen anderen Mitarbeiter der TU ist nicht möglich. Der Download einer Software wird nur für 900 Tage ab dem Kaufdatum garantiert wird. Aus diesen Gründen ist jeder Besteller in der Pflicht für seinen Einrichtung Sicherungskopien der Software und aller Unterlagen anzufertigen.

Nachtragen von Bestellerrollen im TU Portal TUBIS

Im Softwareportal sind nicht automatisch alle Bestellerollen eingetragen. 
Mitarbeiter der TU, denen von der Finanzabteilung der TU eine Bestellbefugnis erteilt wurde, die jedoch in TUBIS noch nicht mit dieser Rolle eingetragen sind, können die Bestellerrolle vom Rollenverwalter ihrer Einrichtung nachtragen lassen.

Delegieren von Bestellbefugnissen

Alle Mitarbeiter mit Bestellbefugnis können ihre Bestellerrolle an andere Mitarbeiter delegieren, welch dann im Namen des Delegierenden Bestellungen für die Einrichtung durchführen können. Melden Sie sich zu Delagation einer Ihrer Rollen am TU Portal TUBIS an, wählen Sie unter "Persönliche Daten " den Punkt "Mein Profil" aus. Es werden Ihnen unter der angezeigten Selbstverwaltung einige Anwendungen angeboten. Wählen Sie "Rollenverwaltung" aus und unter diesem Dienst dann die "Vertretungsverwaltung". Dort können Sie ddie Vertretungen für Ihre eigenen Rollen eintragen und bearbeiten sowie Ihnen zugewiesene Vertretungen sehen.

Mit einer Delegation der Bestellerrolle ist eine Bestellung, in Vertretung für den Rolleninhaber, möglich. Die delegierte Bestellerrolle erscheint als "Besteller/in (Org:....) - in Vertretung" und kann nicht weiter delegiert werden.

Die in dem o. a. Beschreibung der Rollendelegation betrifft auch alle anderen Rollen im TU Portal TUBIS.

Was bedeutet das eingetragene Organisationskennzeichen

Bei den Rollen ist jeweils ein Organisationskennzeichen angegeben, das lediglich der Feststellung des zugeordneten Sekretariats dient. Bei Bestellungen mit Bestellerrolle werden daraus die Liefer- und Rechnungsanschrift erzeugt. Bei Mitarbeitern und Studierenden erfolgt hierdurch lediglich eine Zuordnung des Bestellers zu einer Organisationseinheit für interne Zwecke. Das Organisationskennzeichen ist keine Kostenstelle. Bei Bestellungen mit Bestellerrolle (also für eine Einrichtung der TU) wird der  Haushaltstitel, von dem die anfallenden Kosten abgebucht werden sollen, erst auf der Auszahlungsanordnung eingetragen, die zusammen mit der Rechnung an die Kasse der TU weitergeleitet wird.

Ändern der Rechnungs- und Lieferanschrift

Bei Bestellungen für Einrichtungen der TU wird grundsätzlich die Rechnungs - und Lieferanschrift aus dem Organisationskennzeichen der jeweiligen Rolle erzeugt. Rechnungs- und Lieferanschrift sind gleich, wenn der Rolleninhabe selbst bestellt. Wird mit einer delegierten Rolle bestellt, wird die Rechnungsanschrift aus der Org. des Rolleninhabers erzeugt, die Lieferanschrift aus der Org. des vertretenden Bestellers.

Wenn bei Ihrer Bestellung über das Softwareportal als Rechnungs- und Lieferanschrift die Sekretariatsanschrift der Fakultätsverwaltung aufgeführt ist, fehlt in der Datenbank die Anschrift Ihres Sekretariats. Um dies zu korrigieren,  wenden Sie sich bitte an den Strukturverwalter Ihrer Einrichtung.

Bei Bestellungen für Beschäftigte und Studierende: Bei Ihrer Ersten Anmeldung am Softwareportal geben Sie Ihre Anschrift und Email-Adresse an. Diese Eingaben können Sie jederzeit über den Menüpunkt "Meine Einstellungen" im Softwareportal einsehen und ändern.

Probleme beim Anmelden am Softwareportal

Es kann vorkommen, dass die Adressinformationen in TUBIS unvollständig sind. Es wird eine entsprechende Meldung nach dem Fehlschlagen der Anmeldung am Softwareportal ausgegeben. Bitte leiten Sie die Fehlermeldung an tubis@tubit.tu-berlin.de weiter.

Hinweis auf Beschaffungsrichtlinien

Die Benutzung des tubIT-Softwareportals , das von der Firma asknet für die TU Berlin betrieben wird, entbindet den Besteller nicht von der Einhaltung geltender Beschaffungsrichtlinien. Das bedeutet, dass bei der Beschaffung von Produkten, die die Summe von 500,- € überschreiten und nicht Bestandteil eines speziellen Lizenzabkommens zwischen der TU Berlin und dem jeweiligen Hersteller sind, ein Preisvergleich erfolgen muss. Dies betrifft alle Produkte, die nicht in den Produktklassen "Campusverträge" und "F&L Lizenzprogramme" enthalten sind. Für diese Produkte sind und die Regelungen der Beschaffungsrichtlinien der TU und der Landeshaushaltsordnung einzuhalten. Warenkörbe über 5.000,- € werden vom tubIT-Softwareportal nicht akzeptiert. Bestellungen für Software, die 5.000,- € übersteigen, müssen schriftlich erfolgen. Bitte informieren Sie sich über die aktuellen Richtlinien und gesetzlichen Grundlagen auf den Seiten des Servicebereich Finanzen (Infos).

Fragen zum Softwareportal

Fragen zum Bestellvorgang richten Sie bitte per Email an bartmann@tubit.tu-berlin.de

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Ansprechpartner

Sabine Bartmann
Tel.: 030 314-23857
Sekr. EN 50
Raum E-N 040