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TU Berlin

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Der Exchange Dienst an der TU-Berlin

MS-Exchange bietet zahlreiche Groupware-Funktionalitäten für E-Mail, Zusammenarbeit und Zeitplanung, sodass das Arbeiten in Teams vereinfacht wird. Neben den persönlichen Mailboxen erlaubt der Exchange-Server die Arbeit in sogenannten Öffentlichen Ordnern, die dann den Aufbau von Gruppenkalendern, Gruppenadressbüchern sowie die Ablage gemeinsam genutzter E-Mails und Dateien ermöglichen.

Aktuell ist die MS Exchange 2013 Version im Einsatz. Über das Webinterface "Outlook Web App" ist es Ihnen möglich, von überall auf der Welt mit allen gängigen Browsern den Exchange-Dienst komfortabel zu nutzen.

Wichtig ist, dass Exchange 2013 seine volle Funktionsvielfalt nur mit Outlook 2013 ausschöpfen kann. Sollten Sie noch ältere Versionen von Outlook einsetzen, raten wir dringend zum Update auf die aktuellste Version.

Voraussetzungen

Für TUB-Angehörige, die ein Konto nach dem 27.7.2015 bekommen haben, ist Exchange als Standard E-Mail-Dienst eingerichtet.

TUB-Angehörige, die ein Konto vor dem 27.7.2015 bekommen haben, können  ihr Exchange-Konto über das TUB-Portal aktivieren.

Zur Anleitung: Aktivierung pers. Exchange-Konto

Kosten

Die Nutzung des Dienstes ist für die TUB-Mitglieder kostenlos - tubIT trägt die Kosten für die Exchange CAL.

Sofern Sie Exchange mit einem Outlook-Client nutzen wollen, fallen noch die Lizenzkosten hierfür an. Sonstige Kosten und Lizenzbestimmungen entnehmen Sie bitte unserem Softwareportal
Weitere Erläuterungen entnehmen Sie bitte der Lizenzierung der Microsoft Server im Server/Client Modell hier.

Die Wichtigsten Daten im Überblick

Die wichtigsten Informationen
Servername
exchange.tu-berlin.de
Adresse
<tubIT-Kontoname>@win.tu-berlin.de
Benutzer
<tubIT-Kontoname> bzw. win\<tubIT-Kontoname>
Webinterface OWA
exchange.tu-berlin.de/owa

Allgemeines

E-Mail-Absender-Adresse ändern (nur Beschäftigte)

Wenn Sie unseren Exchange-Dienst nutzen, können Sie inzwischen einen E-Mail-Alias Vorname.Name@<Einrichtung>.tu-berlin.de als Absender-Adresse nutzen. Das Auswählen des neuen E-Mail-Alias setzt voraus, dass Sie diesen bei Ihrem Strukturverwalter beantragt haben.https://www.tubit.tu-berlin.de/menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/anleitungen_exchange/absender_adresse_aendern/#

Schritt 1: Melden Sie sich im TUB-Portal an und wählen Sie "Mein Profil" > "Konto verwalten" > "Exchange-Konto verwalten"

Schritt 2: Im nächsten Fenster sehen Sie eine Übersicht Ihrer Daten. Sie können aus den "Verfügbaren Absenderadressen" durch Anklicken die auswählen, die Sie über Exchange auch nutzen möchten. Speichern Sie die Änderung durch Klick auf "Änderungen in Exchange durchführen".

Anzeige Ihres akad. Titels in der Absenderadresse

Standardmäßig ist die Anzeige Ihres akad. Titels als Bestandteil Ihrer Absenderinformationen im Exchange eingeschaltet. In der folgenden Anleitung erfahren Sie wie die Anzeige unterbinden können.

Schritt 1: Melden Sie sich im TUB-Portal an und wählen Sie "Mein Profil" > "Konto verwalten" > "Exchange-Konto verwalten"

Schritt 2: Im nächsten Fenster sehen Sie eine Übersicht Ihrer Daten. Setzen bzw. entfernen Sie bitte den Haken bei „Titel anzeigen“ je nachdem ob Sie Ihren akad. Titel anzeigen bzw. verbergen möchten und klicken Sie auf „Änderungen im Exchange durchführen“.
Schritt 3:

Es erscheint die Meldung "Die Übernahme Ihrer Angaben in Exchange wurde angestoßen. Der Vorgang kann einige Minuten dauern." Klicken Sie auf "OK", um den Vorgang abzuschliessen.

Einrichtung einer Vertretung

Outlook erlaubt seit der Version Outlook 2010 den Zugriff einer Stellvertretung auf Postfach, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Indem Sie die Zugangsberechtigung an eine Stellvertretung übertragen, können von Ihnen gewählte Personen Objekte sehen, bearbeiten oder in Ihrem Namen senden, sowie Terminanfragen erstellen und beantworten.http://www.tubit.tu-berlin.de/menue/services/communication_internet/exchange_service/anleitungen_exchange/granting_delegate_access_in_outlook/parameter/de/#

Vertreter auswählen

Sie können verschiedenen Stellvertretern Zugang zu Ihrem Account gewähren und die Stufe der Zugangsberechtigung der einzelnen Stellvertreter manuell auswählen.

Um einen neuen Stellvertreter auszuwählen:

1. Klicken Sie auf Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen, das Benutzer hinzufügen Fenster wird geöffnet.

3. Wählen Sie den/die Namen des Stellvertreters/der Stellvertretenden und klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie auf OK.

Rechte vergeben

Sobald Sie eine Vertretung gewählt haben, müssen Sie die Stufe und Art des Zugriffs, die der Vertretung zur Verfügung stehen, auswählen.

Um Rechte zu vergeben:

1. Klicken Sie auf Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Das Fenster für Stellvertretungen erscheint, lesen Sie die Informationen über Stellvertretung sorgfältig.

Beachten Sie: Unabhängig davon, welche Art der Zugriffsberechtigung Sie vergeben, wird automatisch die Möglichkeit erteilt, in Ihrem Namen zu schreiben.

2. Wählen Sie Hinzufügen... und wählen Sie die Vertretung. Das Fenster Berechtigungen der Stellvertretung erscheint.

3. Wählen Sie für jeden Punkt (Mailbox, Kalender, etc.) die Stufe der Zugriffsberechtigung, die Sie vergeben möchten:

Keine: Vertretung kann nicht auf diesen Teil Ihres Accounts zugreifen
Leser: Vertretung kann Objekte lesen/ansehen
Verfasser: Vertretung kann Objekte ansehen und hinzufügen
Bearbeiter: Vertretung kann Objekte ansehen, bearbeiten und hinzufügen

Wählen Sie Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden, wenn Sie eine Benachrichtigung senden möchten.

Anmerkung: Emails und andere Objekte, die von einer Stellvertretung gesendet wurden, werden als von der Stellvertretung in Ihrem Namen angezeigt.

Die Vertretungseinstellungen nutzenhttp://www.tubit.tu-berlin.de/menue/services/communication_internet/exchange_service/anleitungen_exchange/granting_delegate_access_in_outlook/parameter/de/#

Sobald Sie die Rechte für eine Vertretung gesetzt haben, kann diese Vertretung die Objekte, für die es  eine Berechtigung gibt, ansehen. Dazu klicken Sie auf Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers.http://www.tubit.tu-berlin.de/menue/services/communication_internet/exchange_service/anleitungen_exchange/granting_delegate_access_in_outlook/parameter/de/#

Ein zusätzliches Postfach öffnen

Falls die Vertretung regulären Zugriff zu Ihrer Mailbox benötigt, kann derjenige Ihre Mailbox in Outlook hinzufügen. Eine Zugriffsberechtigung für eine Vertretung zu erstellen erteilt automatisch die Berechtigung, die Mailbox hinzuzufügen.

Anmeldeinformation speichern (Windows)

Schritt 1: Öffnen Sie die "Systemsteuerung" > "Benutzerkonten".
In dem Fenster Benutzerkonten müssen Sie auf das Konto des momentan angemeldeten Benutzers klicken.

Schritt 2: In der Liste auf der linken Seite wählen Sie bitte die Option "Eigene Anmeldeinformationen verwalten" wählen.

Schritt 3: Hinweis ab Windows 8: klicken Sie auf Windows-anmeldeinformationen

In Fenster "Anmeldeinformationsverwaltung" auf "Windows-Anmeldeinformationen Hinzufügen" klicken.

Schritt 4: Server- und Benutzerinformationen eintragen
Server: *.tu-berlin.de
Benutzer: win\tubIT-Kontoname
Kennwort: tubIT-Passwort
Mit "OK" bestätigen.

E-Mail-Clients (Windows)

Persönliche Mailbox einrichten unter Outlook 2007

  1. "Start">"Einstellungen">"Systemsteuerung" anklicken
  2. Im Fenster "Systemsteuerung" auf "Mail">"Profile anzeigen">"Hinzufügen" klicken und einen Profilnamen eingeben
  3. Name, Email-Adresse und Kennwort von Ihrem tubIT-Konto angeben und auf "Weiter" klicken. Anschliessend sollte die Einrichtung komplett automatisch funktionieren.
  4. Falls sich ein Anmeldefenster öffnet

    1. 
Benutzer: win\tubIT-Kontoname
    2. 
Kennwort: tubIT-Passwort

  5. Für zusätzliche Datensicherheit konfigurieren Sie die weiteren Servereinstellungen folgendermassen:

    1. "Extras">"Kontoeinstellungen">Exchange-Konto auswählen>"Weitere Einstellungen">Reiter "Verbindung">"Exchange-Proxyeinstellung"
    2. Microsoft Exchange-Proxyeinstellungen 


      1. Server-URL: exchange.tu-berlin.de
      2. 
Alle folgenden Häkchen setzen

      3. Proxyserver: msstd:exchange.tu-berlin.de

      4. Proxyauthentifizierung auf: NTLM Authentifizierung und mit 2 x "OK" bestätigen

Persönliche Mailbox einrichten unter Outlook 2010/2013/2016

  1. "Start">"Systemsteuerung" anklicken
  2. Auf "Benutzerkonten und Jugendschutz">"E-Mail">"E-Mail-konten...">"Neu" klicken
  3. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse (i.d.R. Benutzername@win.tu-berlin.de) und Ihr tubIT-Kennwort eingeben und auf "Weiter" klicken
  4. Die Einrichtung sollte nun komplett automatisch erfolgen. Gegebenenfalls bei einer Sicherheitsabfrage auf „Zulassen“ klicken.

Falls sich ein Anmeldefenster öffnet:

Benutzer: win\tubIT-Kontoname
Kennwort: tubIT-Passwort

Nach der Konfiguration bitte auf "Fertig stellen" klicken.

(Zusätzliche Schritte bei Outlook 2010/2013):

  1. Für zusätzliche Datensicherheit konfigurieren Sie die weiteren Servereinstellungen folgendermassen: "Systemsteuerung"-> "Mail" -> "E-Mail-Konten…" -> Reiter "E-Mail" auswählen
  2. Ihr Exchange-Konto auswählen -> "Ändern…" -> "Weitere Einstellungen…" > Reiter "Verbindung" auswählen -> "Exchange-Proxyeinstellungen" dort alle Häkchen setzen und folgende Einstellungen treffen:

    1. Microsoft Exchange-Proxyeinstellungen
    2. Server-URL: exchange.tu-berlin.de
    3. Proxyserver: msstd:exchange.tu-berlin.de
    4. Proxyauthentifizierung auf: NTLM Authentifizierung und anschließend 2x auf "OK" -> "Weiter" -> "Fertig stellen" -> alle weiteren Fenster schließen

Persönliche Mailbox einrichten unter Windows 8/10 Mail-App

  1. Öffnen Sie die Windows 8 Mail App und wählen Sie als Kontotyp: Exchange
  2. Sollten Sie bereits ein Konto eingerichtet haben streichen Sie in der Mail-App vom rechten Bildschirmrand zur Mitte, sodass sich die Charms-Bar öffnet. Klicken Sie auf "Einstellungen" und dann auf "Konten". Wählen Sie dann "Konto hinzufügen" sowie "Exchange ActiveSync (EAS)"
  3. Im nächsten Fenster tragen Sie folgende Informationen ein:

    1. E-Mail-Adresse: <tubIT-Kontoname>@win.tu-berlin.de
    2. Kennwort: <tubIT-Kennwort>
    3. Bestätigen Sie mit "Verbinden"

Persönliche Mailbox einrichten via IMAP unter Thunderbird

Der Exchange Server versteht auch das Protokoll IMAP.ACHTUNG: Der Abruf der dienstlichen E-Mails über IMAP sollte vermieden werden. (PDF, 750,0 KB)

  1. Starten Sie Thunderbird. Der E-Mail-Konto-Assistent erscheint nach dem Start automatisch. Dort geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr tubIT-Passwort ein und klicken anschließend auf "Weiter". (Hinweis: Erscheint der E-Mail-Konto-Assistent nicht automatisch, können Sie ihn über das folgendes Menü aufrufen: "Datei" > "Neu" > "Existierendes E-Mail-Konto" . Das Menü wird sichtbar wenn sie "Alt" auf Ihrer Tastatur drücken.)
  2. Geben Sie Ihren Namen, E-Mail Adresse und Passwort ein. Bestätigen Sie mit "Weiter".
  3. Ein neues Fenster öffnet sich. Thunderbird wird versuchen Ihren Account automatisch zu konfigurieren. Klicken Sie in jedem Fall auf "Manuell bearbeiten" .
  4. Geben Sie folgende Informationen an:

    1. Posteingangs-Server: IMAP , Server-Adresse: exchange.tu-berlin.de , Port: 993 , SSL: SSL/TLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    2. Postausgangs-Server: SMTP , Server-Adresse: exchange.tu-berlin.de , Port: 587 , SSL: STARTTLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    3. Ändern Sie den Benutzernamen sowohl für den Posteingangs- als auch für den Postausgangs-Server zu <tubIT-Kontoname>@win.tu-berlin.de.
    4. Nach einer weiteren Überprüfung ist Ihre Mailbox erfolgreich eingerichtet.

Weiterleitung einer Nachricht (Outlook)

Hinweise zur Weiterleitung dienstlicher E-Mails für TU-Beschäftigte

Hinweise zur Weiterleitung von E-Mails für TU-Studierende

Schritt 1: Konfiguration der automatischen Weiterleitung: Öffnen Sie Outlook, "Start">"E-Mail">"Extras">"Regeln und Benachrichtigungen…"

Schritt 2: Klicken Sie auf "Neue Regel…">"Regel ohne Vorlage erstellen">"Nachricht bei Ankunft prüfen">"Weiter"

Schritt 3: Im nächsten Schritt "Nach welchen Bedingung(en) möchten Sie prüfen?">"Weiter">"Regel auf alle ankommenden Nachrichten anwenden"

Schritt 4: Fenster "Was soll mit dieser Nachricht passieren?"

  • Unter "1. Schritt" wählen Sie die von Ihnen gewünschte Aktion.
  • Unter "2. Schritt" klicken Sie auf den Link "eine Person/Verteilerliste">Weiterleitungs-Adresse über Adressbuch (oben) oder direkt Eingabe (unten) hinzufügen>"Ok"

Schritt 5: Bei: "Name prüfen">"Abbrechen", um die eingegebene Adresse nicht weiter zu verändern.

  • 2x "Weiter">Name der Regel festlegen>"Fertig stellen"

Automatische Weiterleitung deaktivieren/löschen

Klicken Sie in der Navigationsspalte (unten links) auf "E-Mail">"Extras">"Regeln und Benachrichtigungen…">Regel auswählen und Haken entfernen.

Teammailboxen einrichten unter Outlook 2010/2013/2016 (Windows)

ETMB werden automatisch eingebunden und links in der Liste der eigenen Postfächer angezeigt.

E-Mails über die Teammailbox-Adresse versenden

Um im Namen einer Teammaibox senden zu dürfen, müssen Sie als Teammitglied oder Teamleiter dem Team hinzugefügt werden.

Z.B. unter http://exchange.tu-berlin.de/owa

  1. öffnen Sie eine neue E-Mail
  2. Klicken Sie auf "..." in der horizontalen Menue-Leiste und wählen Sie „Show From“ aus
  3. Entfernen Sie Ihre E-Mailadresse und tragen Sie die E-Mailadresse der Teammailbox in das "From"-Feld ein.

Anmerkung: Die versendete E-Mail wird Ihnen in Ihrem Postausgang angezeigt!

E-Mail-Clients (Linux)

Persönliche Mailbox einrichten via IMAP unter Thunderbird

Der Exchange Server versteht auch das Protokoll IMAP.ACHTUNG: Der Abruf der dienstlichen E-Mails über IMAP sollte vermieden werden. (PDF, 750,0 KB)

  1. Starten Sie Thunderbird. Der E-Mail-Konto-Assistent erscheint nach dem Start automatisch. Dort geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr tubIT-Passwort ein und klicken anschließend auf "Weiter". (Hinweis: Erscheint der E-Mail-Konto-Assistent nicht automatisch, können Sie ihn über das folgendes Menü aufrufen: "Datei" > "Neu" > "Existierendes E-Mail-Konto" . Das Menü wird sichtbar wenn sie "Alt" auf Ihrer Tastatur drücken.)
  2. Geben Sie Ihren Namen, E-Mail Adresse und Passwort ein. Bestätigen Sie mit "Weiter".
  3. Ein neues Fenster öffnet sich. Thunderbird wird versuchen Ihren Account automatisch zu konfigurieren. Klicken Sie in jedem Fall auf "Manuell bearbeiten" .
  4. Geben Sie folgende Informationen an:

    1. Posteingangs-Server: IMAP , Server-Adresse: exchange.tu-berlin.de , Port: 993 , SSL: SSL/TLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    2. Postausgangs-Server: SMTP , Server-Adresse: exchange.tu-berlin.de , Port: 587 , SSL: STARTTLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    3. Ändern Sie den Benutzernamen sowohl für den Posteingangs- als auch für den Postausgangs-Server zu <tubIT-Kontoname>@win.tu-berlin.de.
    4. Nach einer weiteren Überprüfung ist Ihre Mailbox erfolgreich eingerichtet.

Persönlichen Kalender einrichten unter Thunderbird

Um einen Exchange-Kalender in Thunderbird Lightning einzubinden, benötigen Sie das Add-On Exchange EWS Provider. Beachten Sie, dass dieses Add-On nicht offiziell von Microsoft oder tubIT unterstützt wird.

Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Thunderbird und Lightning auf dem neusten Stand sind. Klicken Sie dafür in der Navigationsleiste auf Hilfe >> Über Thunderbird und installieren Sie gegebenenfalls notwendige Updates.

Schritt 2: Laden Sie sich die neuste Version des Exchange EWS Providers herunter.

Schritt 3: Öffnen Sie in Thunderbird das Add-On-Menü über Extras >> Add-Ons. Klicken Sie hier auf das Zahnrad und und anschließend auf Add-On aus Datei installieren. Wählen Sie dafür die heruntergeladene Datei und starten Sie Thunderbird anschließend neu.

Schritt 4: Wechseln Sie zu Lightning und klicken Sie mit der rechten Taste in das Kalender-Auswahlfeld. Wählen Sie hier Neuer Kalender und stellen Sie diesen im neu geöffneten Fenster ein wie folgt:  

  • Wählen Sie im neu geöffneten Fenster Im Netzwerk, im nächsten Fenster dann Microsoft Exchange 2007/2010/2013.
  • Anschließend geben Sie dem Kalender einen Namen und ändern Sie nach Belieben Einstellungen.
  • Im nächsten Fenster geben Sie als Server-URL exchange.tu-berlin.de/ews/exchange.asmx, als Postfachname <Ihr tubIT-Kontoname>@win.tu-berlin.de und als Benutzername <Ihr tubIT-Kontoname>. Domäne und Freigabeordner-ID lassen Sie leer.
  • Prüfen Sie Server und Postfach und geben Sie dafür Ihr tubIT-Passwort ein.
  • Stellen Sie anschließende den Kalenderordner als Hauptordner ein, Unterpfade können beliebig gewählt werden.
  • Bestätigen Sie die Einstellungen, um die Kalendererstellung abzuschließen.

Hinweis: Um den Kalender einer anderen Person einzubinden, geben Sie in das Feld Postfachname die Mail-Adresse der betreffenden Person bzw. Ressource ein.http://www.tubit.tu-berlin.de/?id=166212#

Teammailboxen einrichten unter Thunderbird (Betriebssystemübergreifend)

  1. Öffnen Sie Thunderbird
  2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten-Einstellungen" klicken
  3. wählen Sie im neuen Fenster unten links "Konten-Aktionen">"E-Mail-Konto hinzufügen"

    1. Ihr Name: beliebige Bezeichung (z.B. Unsere SekretariatsTMB)
    2. E-Mail-Adresse: die lesbare E-Mail-Adresse Ihrer ETMB (Alias z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches tubIT-Passwort (z.B. meinpasswort) und auf "Weiter" klicken.

  4. Die automatische Einrichtung wird fehlschlagen, so dass weitere Angaben zu machen sind:

    1. Posteingangsserver: IMAP, exchange.tu-berlin.de, 993, TLS/SSL, Passwort, normal
    2. Postausgangsserver:SMTP, exchange.tu-berlin.de, 587, STARTTLS (nicht automatisch!), Passwort, normal
    3. Posteingangsserver:

      1. Benutzername: tubit-Kontoname@win.tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@win.tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)

    4. Postausgangsserver:

      1. Benutzername: tubit-Kontoname@win.tu-berlin.de (z.B. meinlogin@win.tu-berlin.de)

    5.  und "Fertig" klicken

Falls nach der Einrichtung nur der Posteingang- ohne Unterordner angezeigt wird, entfernen Sie bitte den Haken unter "Konto-Einstellungen" > "Server-Einstellungen" > "Erweitert" > "Nur abonnierte Ordner anzeigen

E-Mail-Clients (Mac OS)

Persönliche Mailbox einrichten unter Mac Mail.app

  1. Öffnen Sie "Mail".
  2. Wählen Sie im Menü "Mail" die Option "Einstellungen", und klicken Sie dann auf "Accounts".
  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um einen Account hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie in der Liste verfügbarer Account-Arten "Exchange" aus, und klicken Sie auf "Fortfahren".
  5. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das tubIT-Passwort ein, und klicken Sie auf "Fortfahren". (Sie werden aufgefordert das Zertifikat zu akzeptieren. Wenn der Hinweis erscheint, dass die Identität von autodiscover.win.tu-berlin.de nicht überprüft werden kann, dann ignorieren Sie dies und klicken auf "Verbinden". Hinweis: Leider befragen Apple Geräte zuerst die Authentifizierungsserver des Active directory, erst wenn dies fehlschlägt wird der Exchangeserver befragt.)
  6. Ggf. werden Sie aufgefordert, eine Beschreibung für das neue Konto einzugeben

    1. beliebige Beschreibung für das neue Konto
    2. Benutzername: <tubit-Kontoname>@win.tu-berlin.de
    3. Passwort: <tubIT-Passwort>
    4. Serveradresse: exchange.tu-berlin.de einzugeben.

  7. Klicken Sie anschließend auf "Fortfahren".
  8. Bestätigen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf „Fortfahren“ und dann auf "Fertig"

Persönliche Mailbox einrichten unter Outlook 2011 (MacOS)

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Menü auf "Extras" > "Konten" > "Konto hinzufügen" > "Exchange-Konto" bzw. in der unteren linken Ecke des Dialogfelds Konten auf  "+" > "Exchange..."
  2. Geben Sie im neuen Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein
  3. Wählen Sie unter Authentifizierung: "Benutzername und Kennwort"
  4. Geben Sie im Eingabefeld Benutzername: WIN\<tubIT-Kontoname> und unter Passwort: Ihr tubIT-Passwort ein
  5. "Automatisch konfigurieren" aktivieren und dann auf Konto hinzufügen klicken
  6. Nach Beenden der Konfiguration finden Sie ihr Konto auf der linken Seite in der Auflistung der Konten

Persönliche Mailbox einrichten via IMAP unter Thunderbird

Der Exchange Server versteht auch das Protokoll IMAP.ACHTUNG: Der Abruf der dienstlichen E-Mails über IMAP sollte vermieden werden. (PDF, 750,0 KB)

  1. Starten Sie Thunderbird. Der E-Mail-Konto-Assistent erscheint nach dem Start automatisch. Dort geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr tubIT-Passwort ein und klicken anschließend auf "Weiter". (Hinweis: Erscheint der E-Mail-Konto-Assistent nicht automatisch, können Sie ihn über das folgendes Menü aufrufen: "Datei" > "Neu" > "Existierendes E-Mail-Konto" . Das Menü wird sichtbar wenn sie "Alt" auf Ihrer Tastatur drücken.)
  2. Geben Sie Ihren Namen, E-Mail Adresse und Passwort ein. Bestätigen Sie mit "Weiter".
  3. Ein neues Fenster öffnet sich. Thunderbird wird versuchen Ihren Account automatisch zu konfigurieren. Klicken Sie in jedem Fall auf "Manuell bearbeiten" .
  4. Geben Sie folgende Informationen an:

    1. Posteingangs-Server: IMAP , Server-Adresse: exchange.tu-berlin.de , Port: 993 , SSL: SSL/TLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    2. Postausgangs-Server: SMTP , Server-Adresse: exchange.tu-berlin.de , Port: 587 , SSL: STARTTLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    3. Ändern Sie den Benutzernamen sowohl für den Posteingangs- als auch für den Postausgangs-Server zu <tubIT-Kontoname>@win.tu-berlin.de.
    4. Nach einer weiteren Überprüfung ist Ihre Mailbox erfolgreich eingerichtet.

Teammailboxen einrichten unter Mail.App (Mac OS)

  1. „Mail.app“ starten
  2. Oben im Menue auf "Mail" > „Einstellungen > „+“ > „Anderen Mail-Account hinzufügen“ klicken
  3. Im neuen Fenster folgendes eingeben und mit "Weiter" bestätigen:

    1. Name: beliebige Bezeichung (z.B. Unsere SekretariatsTMB)
    2. E-Mailadresse: die lesbare E-Mail-Adresse Ihrer ETMB (Alias z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches tubIT-Passwort (z.B. meinpasswort)

  4. Im neuen Fenster unter "IMAP":

    1. Mail-Server: exchange.tu-berlin.de
    2. Benutzername: tubit-Kontoname@win.tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@win.tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches tubIT-Passwort (z.B. meinpasswort)
    4. Posteingangsserver:

      1. Benutzername: tubit-Kontoname@win.tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@win.tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)
      2. IMAP, exchange.tu-berlin.de, 993, TLS/SSL, Passwort, normal

    5. Postausgangsserver:

      1. Benutzername: tubit-Kontoname@win.tu-berlin.de (z.B. meinlogin@win.tu-berlin.de)
      2. SMTP, exchange.tu-berlin.de, 587, STARTTLS (nicht automatisch!), Passwort, normal

Teammailboxen einrichten unter Outlook 2011/2016 (MacOS)

  1. Outlook 2011 bzw 2016 öffnen
  2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten…" > Ihr eigenes bereits eingerichtetes Exchange Konto auswählen > unten rechts auf "erweitert"
  3. Im nächsten Fenster auf den mittleren Reiter "Stellvertretungen" > "Personen, deren Vertretung ich bin" auf "+" klicken
  4. im Suchfeld nach der TB (z.B. einrichtung-TB-sekr2) suchen, dann bestätigen und schliessen
  5. In der Postfachliste links, sollte das Postfach nun unterhalb vom eigenen persönlichen Postfach als eigenständiges Postfach: "einrichtung, thema" (z.B. einrichtung, sekr2) aufgelistet werden. Klicken Sie den Namen an, damit die dazugehörigen Unterordner aufgeklappt und angezeigt werden können.
  6. Falls die ETMB länger nicht erscheint, wird ein Neustart von Outlook empfohlen

E-Mail Clients (Mobile Geräte)

Persönliche Mailbox einrichten unter iOS

Schritt 1: Öffnen Sie die Einstellungen > Mail, Kontakte, Kalender > Account hinzufügen > Exchange

Schritt 2: Geben Sie Ihre Exchange-Konto Daten ein:

E-Mail:  <tubit-Kontoname>@win.tu-berlin.dePasswort: <tubIT-Kennwort>Bescheibung: Geben Sie hier eine Beschreibung Ihrer Wahl für dieses Konto ein

Bitte beachten Sie: @win.tu-berlin.de gilt für alle! unabhängig von der eigentlichen E-Mailadresse!

Schritt 3: Als nächstes vervollständigen sie bitte folgendermassen die Felder:

E-Mail: <tubit-Kontoname>@win.tu-berlin.de
Server: exchange.tu-berlin.de
Domain: WIN
Benutzername:
<tubit-Kontoname>
Passwort: <tubIT-Kennwort>
Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung Ihrer Wahl für dieses Konto ein

Schritt 4: Falls eine Meldung zur Serveridentität erscheint, haben Sie auf Ihrem iPhone noch nicht folgende Zertifikate instaliert:

  1. Wurzelzertifikat
  2. DFN-PCA Zertifikat
  3. TU-CA Zertifikat

Akzeptieren Sie bitte die Meldung und setzen Sie die Konfiguration fort.

Nachdem die Eirichtung des E-Mailkontos erfolgreich beendet ist, können Sie mit Hilfe vom Safari-Browser auf folgender Webseite gehen: www.tubit.tu-berlin.de/index.php die drei Zertifikate (durch anklicken) runterladen und nachträglich auf Ihrem iPhone installieren. Speichern Sie anschliessend mit "Sichern"http://www.tubit.tu-berlin.de/menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/anleitungen_exchange/konfiguration_auf_dem_iphone/#

Schritt 5: (optional): Unter Einstellungen > Mail, Kontakte, Kalender > Accounts > (Ihr neues Konto) können Sie individuelle Einstellungen in Bezug auf das Aussehen und die Abgleichzeiten vornehmen.

Freigegebene Kalender unter iOS ein-/ausblenden

Die Anzeige freigegebener Exchange-Kalender ist bei iOS-Geräten nur mit Hilfe einer zusätzlichen App möglich.

 

Schritt 1: Laden Sie bitte „OWA for iPhone“ aus dem AppStore herunter und installieren Sie die App auf Ihrem Gerät.
Schritt 2: Zur Einrichtung benötigen Sie folgende Angaben:
Email adress:
<Ihre E-Mail-Adresse>
Schritt 3: Falls folgende Meldung erscheint „Couldn’t connect“, bitte mit „Close“ schliessen
Schritt 4: Passwort: <Ihr tubIT-Passwort> und mit „Sign In“ weitermachen
Schritt 5: Es folgt die Frage ob Sie dem Server autodiscover-tu-berlin.de vertrauen, dieses bestätigen Sie bitte mit „yes
Schritt 6: Die App versucht nun die nötigen Einstellungen automatisch vorzunehmen, falls dies nicht gelingt, erscheint ein neues Fenster: „Couldn’ t find your settings“, klicken Sie hier bitte auf „Advanced
Schritt 7:
Vervollständigen Sie bitte die Felder im nächsten Fenster mit:
Username: <Iht tubIT-Kontoname>
Domain: win
Server: exchange.tu-berlin.de
Das Konto ist anschliessend erfolgreich eingerichtet.

Schritt 8(optional): Wenn Sie weitere, für Sie freigegebene Kalender, anzeigen/ausblenden möchten, so klicken Sie unten rechts auf dem Icon mit den 3 Punkten „“ und dann auf „Kalender". Markieren Sie mit einem Häkchen die Kalender, die angezeigt werden sollen.

Persönliche Mailbox einrichten unter Android

Schritt 1: Nagivieren Sie zu den Einstellungen und wählen die Option "Konto hinzufügen" aus.


Schritt 2: Wählen Sie "Microsoft Exchange" als Kontotyp aus.

Schritt 3: Geben Sie Ihre E-Mailadresse und anschließend Ihr tubIT-Passwort ein.

Schritt 4: Verwenden Sie folgende Einstellungen:

Domain-/Nutzername: win\tubIT-Benutzername
Passwort: tubIT-Passwort
Server: exchange.tu-berlin.de
Setzen Sie die Häkchen bei "Sichere Verbindungen (SSL) verwenden" und "Alle SSL-Zertifikate akzeptieren".

Der Port muss nicht verändert werden. Klicken Sie auf "Weiter" und bestätigen die anschließende Anfrage der Remote-Sicherheitsverwaltung.

Schritt 5: Legen Sie die folgenden Optionen nach Belieben fest. Bestätigen Sie mit "Weiter". Sie haben anschließend noch die Möglichkeit das Konto zu benennen. Das Konto ist damit erfolgreich eingerichtet. Falls eine weitere Sicherheitsabfrage erscheint, bestätigen Sie diese.

Webinterface (OWA)

Wiederherstellung gelöschter Mails

Gelöschte Mails können mit Hilfe der Weboberfläche von Exchange wiederhergestellt werden. Öffnen Sie dazu auf die Webseite https://exchange.tu-berlin.de und führen folgende Schritte aus.

Schritt 1: Klicken Sie mit rechts auf "Gelöschte Elemente" auf der linken Seite und wählen Sie anschließend "Gelöschte Elemente wiederherstellen".

Schritt 2: Wählen Sie nun zuerst die wiederherzustellende E-Mail aus und klicken Sie anschließend auf das Symbol zur Wiederherstellung. 

Abschließend können Sie noch den Ordner wählen, in den die Mail wieder hergestellt werden soll.

Verfügbarkeitsanzeige im Kalender bearbeiten

Wenn Sie unseren Exchange-Dienst nutzen, besteht für bestimmte Personengruppen die Möglichkeit Ihre Verfügbarkeit einzusehen. Diese Funktionalität lässt sich wie folgt abschalten:http://www.tubit.tu-berlin.de/menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/anleitungen_exchange/verfuegbarkeitsanzeige_im_kalender_bearbeiten/#

Schritt 1: Melden Sie sich im OWA an unter: https://exchange.tu-berlin.de/owa/

Schritt 2: Gehen Sie oben in der blauen Leiste auf "Kalender".

Wählen Sie dann Ihren eigenen Kalende rmit der rechten Maustatste an und wählen "Berechtigungen..."

Schritt 3: In dem anschließenden Dialog drücken Sie auf das kleine "x" zum löschen der Berechtigungen für die Gruppe "employees-MA".

Bitte beachten Sie, dass diese Änderung aus technischen Gründen erst nach ca. 15 Minuten in Kraft tritt.

Eigenen Kalender freigeben

Schritt 1: Melden Sie sich mit Ihrem tubIT-Konto auf https://exchange.tu-berlin.de/owa an

Schritt 2: Wählen Sie den Kalender aus den Sie freigeben möchten und klicken Sie oben auf "Freigeben">"Diesen Kalender freigeben"

Schritt 3: Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld "An:" den Namen des Nutzers der Zugriff auf Ihren Kalender geben möchten und wählen Sie eine der Optionen: "Alle Informationen" oder "Alle Informationen mit der Berechtigung zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen" (Beachten Sie dass diese Option nur Exchange-NutzerInnen der TU Berlin zur Verfügung steht).

Geben Sie einen Einladungstext ein und senden Sie die Einladung durch Anklicken von "Senden"

Schritt 4:Die empfangende Person bekommt anschließend eine E-Mail mit der Aufforderung die Einladung anzunehmen. Die Person muss dazu auf die Schaltfläche "Diesen Kalender hinzufügen" in der E-Mail klicken und kann dann auf den freigegebenen Kalender zugreifen.

Kontakte/Adressbuch übertragen

Mail Kontakte exportieren:

  1. Auf https://webmail.tu-berlin.de/ anmelden
  2. oben im Menue auf „Adressbuch“ / „Adress Book“ klicken
  3. im neuen Fenster links auf „Import/Export“ klicken
  4. unter „Adressbuch exportieren“ / “Export Address Book" das Export Format „Tabgetrennte Werte“ / “Tab seperated values" auswählen
  5. weiter unten das gewünschte Adressbuch auswählen und „Exportieren“ / „Export“ klicken
  6. wählen Sie einen Dateiname und einen Speicherort für die Export-Datei


In Exchange importieren:

  1. Auf https://exchange.tu-berlin.de/owa anmelden
  2. in der oberen Menü-Leiste rechts auf das Zahnrad klicken
  3. „Apps verwalten“ auswählen
  4. in der Liste „Kontakt Importer V1.0“ anklicken und anschliessend rechts auf „Aktivieren“ (Sie können nach erfolgreichem Import diese App auch wieder deaktivieren!)
  5. zurück in die E-Mail Übersicht und eine beliebige E-Mail auswählen
  6. zwischen Betreff und E-Mail-Text ist nun eine neue graue Zeile zu sehen
  7. auf den Link „Kontakt Importer v1.0“ klicken
  8. im neuen Fenster, welches geöffnet wird, haben Sie die Möglichkeit, über „Durchsuchen“ die vorher erstellte Export-Datei zu suchen
  9. und per Klick auf „Importieren“ in Ihre Exchange-Kontakte zu importieren (eventuell fehlerhafte/beschädigte Kontakte werden nach Abschluss des Imports angezeigt und müssen per Hand übertragen werden)

Ihre Kontakte werden in den Unterordner "Personen\Meine Kontakte\Andere Kontakte\TU - Mailbox“
kopiert. (Oben in der Menue-Leiste auf "Personen" > links in der Auflistung "Meine Kontakte" > "Weitere Kontakte " > "TU - Mailbox" wählen)

Abwesenheitsmeldung einrichten

Schritt 1: Gehen Sie auf https://exchange.tu-berlin.de/owa klicken Sie auf "Einstellungen" (Zahnrad) und dann auf „Optionen“.

Schritt 2: Wählen Sie "E-Mail organisieren" aus.

Schritt 3: Wählen Sie "Automatische Antworten" aus.

Schritt 4: Markieren Sie "Automatische Antworten senden". Setzen Sie den Haken bei "Antworten nur in diesem Zeitraum senden". Wählen Sie anschließend den Zeitraum aus, für den die

Schritt 5: In dem folgenden Textfeld tragen Sie die Nachricht ein, die verschickt wird, wenn jemand aus Ihrer Organisation (hier die TU-Berlin) über den Exchange Server an Sie eine E-Mail schickt.

Wenn Sie auch Absender außerhalb unserer Organisation eine automatische Antwort zukommen lassen möchten, dann aktivieren Sie den Punkt „Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden“ und tragen die Nachricht im unteren Textfeld ein.

Nachrichten weiterleiten

Schritt 2: Wählen Sie "E-Mail organisieren" aus.

Schritt 3: Klicken Sie oben auf den Pfeil neben dem "+" und wählen Sie dort: "Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen..." aus.

Schritt 4: Hier können Sie die Posteingangsregel festlegen. Dazu wählen Sie im Drop-Down-Menü: "Wenn die Nachricht eintrifft und Folgendes zutrifft" den Punkt "[Auf alle Nachrichten anwenden]" aus.

Schritt 5: Sie können nun im Drop-Down-Menü "Gehen Sie wie folgt vor" den Punkt "Nachricht umleiten an..." auswählen. Es erscheint ein neues Fenster in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben können, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

Filterregel einrichten

  1. Mit tubIT-Namen und tubIT-Passwort unter https://exchange.tu-berlin.de/owa einloggen
  2. Oben rechts mit Klick auf das Zahnrad die "Einstellungen" und im sich öffnenden Dropdown-Menü die "Optionen" öffnen
  3. links "E-Mail organisieren" auswählen
  4. Mit Klick auf das "+" das Dropdown-Menü zum Erstellen einer Mailregel öffnen und die gewünschte Option auswählen. Es kann entweder komplett manuell eine neue Mailregel erstellt werden ("Neue Regel für eingehende Nachrichten") oder eine zum Teil vorkonfigurierte Mailregel genutzt werden.
    Zur Auswahl stehen:
      - Nachrichten einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben...
      - Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben...
      - An eine Gruppe gesendete Nachricht in einen Ordner verschieben...
      - Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff löschen...
  5. Nach Auswahl einer der Optionen öffnet sich die Maske "Neue Posteingangsregel". Im Feld "Name" wird der Name der Mailregel eingetragen, darunter kann die Bedingung ausgewählt werden, die auf eine eingehende Mail zutreffen muss, damit die Mailregel darauf angewendet wird.
      - Nach bestimmten Worten filtern: Geht es bei der gewählten Bedingung darum, bestimmte Worte auszuschließen (z.B."Werbung"), können diese in der sich bei Auswahl öffnenden Maske in das leere Feld eingegeben und mit "+" hinzugefügt werden. Wenn alle Worte, auf die gefiltert werden soll, eingetragen sind, die Maske mit "OK" wieder verlassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass sogenannte "Regular Expressions" wie E-mail Adressen mit dem @-Zeichen in runden Klammern, also z.B. (tubit@tu-berlin.de), geschrieben werden müssen.
      - Nach Personen filtern: Wenn Mails von/an bestimmte Personen gefiltert werden sollen, die entsprechende Option auswählen und in der sich öffnenden Maske entweder manuell eine Mailadresse eingeben oder aus dem Adressbuch heraussuchen. Mit Klick auf "OK" werden die Eingaben übernommen und die Maske wieder verlassen.
  6. Unter "Gehen Sie wie folgt vor" kann die Aktion ausgewählt werden, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Zur Auswahl stehen:
      - Nachricht in Ordner verschieben...
      - Nachricht mit Kategorie markieren...
      - Nachricht umleiten an...
      - Nachricht löschen
  7. Durch Klicken auf "weitere Optionen" können noch viele weitere Aktionen und Ausnahmen ausgewählt und für die Posteingangsregel eingestellt werden.

    Zusätzlich können auch weitere Aktionen ausgewählt werden ("Aktion hinzufügen"), die mit einer Nachricht ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Im unteren Bereich der Maske findet sich die Option "Ausnahme hinzufügen", bei der Bedingungen angegeben werden können, unter denen die Mailregel nicht auf eine Nachricht angewandt werden soll, obwohl sie die Bedingungen zur Anwendung erfüllen. Mit Klick auf "Speichern" werden die Änderungen gespeichert und die Maske geschlossen.

Bitte beachten Sie: die Mailregeln werden in der Reihenfolge angewandt, in der sie unter den Posteingangsregeln aufgeführt sind.
Voreingestellt ist, dass nur die erste Regel ausgeführt wird, deren Bedingungen auf eine eingehende Nachricht zutreffen.
Möchte man, dass mehrere Regeln nacheinander ausgeführt werden, muss dies in den entsprechenden Mailregeln unter "weitere Optionen" eingestellt werden, indem das Häkchen bei "Keine weiteren Regeln anwenden" entfernt wird.

Abwesenheitsnotizen und Filterregeln für eine Teammailbox

  1. Mit tubIT-Namen und tubIT-Passwort unter exchange.tu-berlin.de/owa einloggen
  2. Oben rechts auf den eigenen Namen klicken und anschliessend auf "weiteres Postfach öffnen..."
  3. Im neuen Suchfeld den Namen der Exchange-Taemmailbox eingeben (z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de) und das gewünschte Postfach auswählen.
  4. Anschliessend können Sie für die Teammailbox Abwesenheitsnotizen und Filterregeln nach folgender Anleitung einrichten (ab Schritt 2): https://www.tubit.tu-berlin.de/?id=163198

Teammailbox in OWA anzeigen

Einmaliges Öffnen

  1. Bitte melden Sie sich über die Webschnittstelle exchange.tu-berlin.de/owa an.
  2. Oben rechts: Klicken Sie bitte auf Ihren Namen und den Pfeil nach unten.
  3. Dort können Sie ein weiteres Postfach (zB. einrichtung-TB-sekr2) auswählen, welches dann in einem neuen Fenster geöffnet wird.
  4. E-Mails die Sie aus dieser Ansicht versenden/beantworten, werden mit dem Alias der ETMB versendet (z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)

Permanentes Öffnen - die ETMB wird dauerhaft im OWA angezeigt

  1. In der linke Spalte: Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf Ihren Namen und wählen: "Freigegebenen Ordner hinzufügen"
  2. im angezeigten Suchfeld den Namen der TMB suchen(zB. einrichtung-TB-sekr2) und auswählen. Die ETMB erscheint in der linken Spalte unterhalb von Ihrem eigenen Postfach und wird bei jeder Anmeldung in OWA angezeigt.
  3. E-Mails die Sie aus dieser Ansicht versenden/beantworten, werden mit Ihrem persönlichen Alias versendet! Falls Sie den Absender ändern möchten:

    1. E-Mail auswählen
    2. auf Antworten / allen Antworten gehen
    3. oberhalb der E-Mail erscheint ein Menue, Sie wählen bitte den letzten Menue-Punkt "..."
    4. und klicken "Absender anzeigen"
    5. Sie können im Feld "Von:" Ihre Namen markieren und dann per rechter Maustaste "entfernen"
    6. anschliessend geben Sie die E-Mail-Adresse der ETMB ein (z.B. ). Bei der nächsten Nutzung können Sie zur schnelleren Auswahl den Pfeil nach unten nutzen

Zusatzinformationen / Extras

Direktzugang

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Links & Anleitungen

tubIT - Hotline

Tel. 314 - 28 000
Mo-Fr von 8-18 Uhr