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TU Berlin

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Allgemein

Hinweise zur Weiterleitung von dienstlichen E-Mails für TU-Beschäftigte

Als Mitarbeiter der TUB beachten Sie bitte, dass Nachrichten von Mitarbeitern der TU Berlin nicht selten personenbezogene Daten Dritter oder Daten, die unter das Dienstgeheimnis fallen, enthalten, sodass die behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Berlin empfiehlt von einer Weiterleitung an externe E-Mail-Systeme abzusehen.

"Die Weiterleitung von E-Mails an eine andere Adresse ist ausschließlich zu Servern möglich, die innerhalb der Infrastruktur der TU Berlin betrieben werden.

Diese Entscheidung beruht auf der Empfehlung der behördlichen Datenschutzbeauftragten der TU Berlin.

Der Transport der Nachrichten innerhalb der TU Berlin erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Diese Absicherung kann außerhalb der Infrastruktur der TU Berlin nicht garantiert werden. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass über diesen Weg weitergeleitete Nachrichten von unberechtigten Dritten abgefangen werden.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Zielsysteme in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau betrieben werden oder E-Mails durch den Betreiber der Zielsysteme an weitere staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergegeben werden.

Hinweise zur Weiterleitung von E-Mails für TU-Studierende

Für Studierende gilt, dass mit der Weiterleitung auch E-Mails mit dem Studium betreffenden, personenbezogenen Daten weitergeleitet werden und damit den sicheren Bereich der TU Berlin-Umgebung verlassen.

Auf dem Weg der E-Mails zum angegebenen privaten E-Mail-Account werden E-Mails über verschiedene Mail-Server, nicht selten auch über Mail-Server in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau, geleitet. Die TU Berlin hat keine Möglichkeit den Zugriff Dritter auf die E-Mails außerhalb ihrer Infrastruktur zu verhindern. Ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Betreiber des privaten Accounts die E-Mails an staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergibt.

Wie Sie Filterregeln dennoch einrichten, erfahren Sie auf folgender Seite:
www.tu-berlin.de/?id=163198

Vergleich: Umleiten, Weiterleiten, Weiterleiten einer Nachricht als Anhang

1. Umleiten der Nachricht
Sie haben eine Weiterleitung von Ihrer E-Mail-Adresse Sie@tu-berlin.de an die TUB-externe Adresse Sie@gmail.com eingerichtet.
Von der Adresse sender@irgendwo.de wird eine Nachricht an Sie und an kollege@tu-berlin.de versendet.
Bei der Weiterleitungsart „Umleiten der Nachricht“ werden die Originalempfänger durch die Weiterleitungsadresse ersetzt.

Originalnachricht
Umgeleitete Nachricht
Von: sender@irgendwo.de
An: Sie@tu-berlin.de; kollege@tu-berlin.de
Betreff: Hallo
Von: sender@irgendwo.de
An: Sie@gmail.com
Betreff: Hallo
Test   
Test

Die umgeleitete Nachricht behält die Angaben des Senders bei, aber alle Empfänger, sei es im Feld TO oder im Feld CC, werden entfernt und ersetzt durch die Adresse, an die die Nachricht weitergeleitet wird.
Es geht also die Information verloren, an wen die Nachricht ursprünglich adressiert war. Die Originalempfänger sind aber noch immer in der Originalnachricht in Ihrem Exchange-Posteingang verfügbar.

2. Weiterleiten der Nachricht als Anhang
Um die Originalempfänger auch im externen E-Mail-Konto sehen zu können, muß „Weiterleiten der Nachricht als Anhang“ gewählt werden. Die weitergeleitete Nachricht enthält dann die Originalnachricht als Anhang, der die Originalempfänger enthält.

Originalnachricht
Nachricht weitergeleitet als Anhang
Von: sender@irgendwo.de
An: Sie@tu-berlin.de; kollege@tu-berlin.de
Betreff: Hallo
Von: Sie@tu-berlin.de
An: Sie@gmail.com
Betreff: FW: Hallo
Test
<Anhang – identisch zur Originalnachricht>

Bei dieser Weiterleitungsart gibt es einen Nachteil: In Ihrem externen Konto haben alle weitergeleiteten Nachrichten als Absender die Adresse

3. Weiterleiten der Nachricht
Die dritte Weiterleitungsart, „Weiterleiten der Nachricht“, ist vermutlich die ungeeignetste, da diese Weiterleitungsart die Nachteile der anderen beiden in sich vereint.

Originalnachricht
Weitergeleitete Nachricht
Von: sender@irgendwo.de
An: Sie@tu-berlin.de; kollege@tu-berlin.de
Betreff: Hallo
Von: Sie@tu-berlin.de
An: Sie@gmail.com
Betreff: FW: Hallo
Test
-------------------------------------------
Von: Sender[SMTP:SENDER@IRGENDWO.DE]
Versandt: Freitag, 27. Juni 2008, 12:36:06
An: Sie; Kollege
Betreff: Hallo
Automatische Weiterleitung durch Filter
Test

Mobile Endgeräte: Active-Sync Rechte (Android)

Warum möchte Exchange bei der Verwendung von ActiveSync so viele Rechte auf meinem Endgerät?

Hierbei handelt es sich um ein Business Feature, mit dem es Ihnen möglich ist, bei Verlust oder Diebstahl des Gerätes dieses aus der Ferne zurückzusetzen (löschen).

  1. Melden Sie sich hierfür mit einem Browser unter folgendem Link an: exchange.tu-berlin.de/owa
  2. Gehen Sie auf "Optionen (Phone  / Telefon)"
  3. Wählen Sie das Gestohlene / verlorene Gerät aus und klicken Sie auf "Wipe Device"  bzw. "Gerät zurücksetzen"

Wenn Sie dieses Feature nicht nutzen möchten, so haben Sie die Möglichkeit, Exchange per IMAP zu nutzen.

Achtung! „Outlook for IOS und Android“ Hinweis

Diese Anwendung wurde aus datenschutzrechtlichen Gründen gesperrt. Die App speichert Ihre Kennwörter und E-Mails auf einem TU fremden Server zur weiteren Verarbeitung.Wir empfehlen nach Kennworteingabe dieses über das tubIT Portal zu ändern.Weitere Informationen finden Sie in den Sicherheitsbestimmungen der App: www.acompli.com/privacy-policy/

oder auf Heise: http://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Microsofts-Outlook-App-schleust-E-Mails-ueber-Fremd-Server-2533240.html

Anzeigeprobleme von OWA

Der Browser Chrome hat bei einigen Elementen in OWA Anzeigeprobleme. Bitte benutzen Sie einen anderen Browser oder nutzen Sie folgenden Hinweise (hierfür sind lokale Administratorrechte erforderlich):

https://support.microsoft.com/de-de/kb/3001145

Weiterhin empfehlen wir die Nutzung von Firefox mit deaktiviertem Pop-Up Blocker.

Beantragung: Öffentliche Ordner

Wenn Sie öffentliche Ordner benötigen schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an tubit[at]tu-berlin.de. Diese muss den Orgnamen, die Kostenstelle und Ihren Benutzernamen enthalten.

Wir erstellen Ihnen dann einen Stammordner (Root-Folder), welchen Sie unter "öffentliche Ordner" finden, in dem Sie als Antragsteller volle Administrationsrechte haben. Danach können Sie weitere Ordner in dem Stammordner oder Objekte wie z.B. Kalender, Aufgaben, Notizen, Adressbücher erstellen. Sie haben danach die Möglichkeit, Ihren Kollegen diese Objekte/Ordner freizugeben.

Ressourcen mit Exchange und Outlook verwalten

Wenn Ihre Einrichtung unseren Exchange-Dienst nutzt, so können Sie mit dieser Anwendung, Ressourcen  wie z. B. Räume oder Geräte (Beamer, Notebooks u. ä.) verwalten. Damit ist es möglich, zu Besprechungen nicht nur die MitarbeiterInnen einzuladen, sondern auch gleichzeitig die jeweilig nötigen Ressourcen zu reservieren, wie den Raum und z. B. den Beamer.

Das Anlegen dieser Ressourcen geschieht über das TU-Portal, das Einbinden der freigegeben Kalender über Ihren E-Mail-Client (z. B. Outlook).menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/anleitungen_exchange/exchange_ressourcen_verwalten/#

Schritt 1: Diese neue Funktion finden Sie im TU-Portal unter "Strukturverwaltung" > "Groupware-Dienst Exchange verwalten", wenn Sie über die "Strukturverwalter"-Rolle verfügen. Dort können Sie mit nur wenigen Klicks Ressourcen erzeugen oder entfernen.

Schritt 2: Nachdem eine Ressource vom "Strukturverwalter" angelegt wurde, kann sie von den jeweiligen Nutzern bei der Terminplanung reserviert oder als Kalender im E-Mail-Client eingebunden werden. Alle Mitarbeiter der Organisation haben volle Schreib- und Leserechte auf die Ressourcen.

Schritt 3: menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/anleitungen_exchange/exchange_ressourcen_verwalten/#Einbindung der Ressource als Kalender z. B. unter MS Outlook 2007 (ähnlich bei anderen Outlook-Versionen), wenn Sie den Überblick über die Nutzung der Ressorcen haben möchten:
"Datei" > "Öffnen" > "Ordner eines anderen Benutzers" anklicken. Unter "Name" geben Sie den Namen der Ressource ein und wählen als Ordnertyp "Kalender" aus. Im nächsten Schritt erscheint der neue Kalender unter "Freigegebene Kalender".

SPAM-Abwehr

Das tubIT setzt als zentraler IT-Dienstleister ein Verfahren zur Abwehr unerwünschter E-Mails (SPAM) ein. Alle bei der TU-Berlin eingehenden E-Mails werden untersucht und bewertet. Als SPAM erkannte E-Mails werden in einer Quarantäne vorgehalten und können bei Bedarf angefordert werden.

Das von tubIT gewählte Verfahren basiert auf einer Softwarelösung, die auf den zentralen E-Mail-Servern der TUB jede eingehende E-Mail untersucht und bewertet. Sollte dabei eine E-Mail als SPAM klassifiziert werden, wird sie in einer zentralen Quarantäne abgelegt.

Benachrichtigung des Empfängers über zurückgehaltene E-Mails

Der Empfänger erhält einmal täglich eine Übersicht (sog. Digest) der für Ihn zurückgehaltenen SPAM-E-Mails bei tubIT als E-Mail.  Diese Liste enthält die für Ihn seit der letzten Benachrichtung neu zurückgehaltenen E-Mails. Sie können sich jede dieser E-Mails zustellen lassen, indem Sie auf den Verweis in der ersten Spalte der Tabelle (ID) klicken und danch die dabei erzeugte E-Mail absenden. Wollen Sie alle (vermutlichen) SPAM-E-Mails zugestellt bekommen, so reicht es, auf die erhaltene Benachrichtungs-E-Mail zu antworten. Die Zustellung der freigegebenen E-Mails kann je nach Lastsituation bis zu einer halben Stunde dauern. E-Mails in der Quarantäne werden 14 Tage vorgehalten und danach gelöscht.

Die Quarantäne-Digests werden tgl. an alle Nutzer verschickt, wenn Spam quarantänisiert wurde.
Und die Zustellung kann man unterdrücken indem man unter  quarantine.tu-berlin.de unter "Optionen Vorgaben für das Mail-Filtering"> das Häckchen bei "Ich möchte regelmäßig über abgeblockte E-Mails benachrichtigt werden." entfernt.

Alternative: Manche E-Mail-Software (wie Microsoft Outlook) verfügt über konfigurierbare E-Mail-Regeln. Sie können Ihr E-Mail-Programm oftmals darauf einstellen, dass Quarantäne-Digests von diesen Regeln ausgeschlossen werden.

Wenn Sie beispielsweise den "Junk-E-Mail"-Filter oder den Filter für Erwachseneninhalte in Microsoft Outlook aktivieren, wird automatisch eine Listenregel erstellt, die dafür sorgt, dass bestimmte Adressen aus der Filterung ausgeschlossen werden. Weitere Angaben finden Sie in der Dokumentation, die mit Ihrem E-Mail-Programm geliefert wurde.

Ausnahmen / Konfigurationsänderungen

Das Quarantäne-Management ist über ein Web-Interface möglich, das Ihnen Zugriff auf einige PureMessage-Filterfunktionen bietet: Sie können E-Mails anzeigen und verwalten, die von PureMessage isoliert (abgeblockt) wurden, gelöschte E-Mails anzeigen, abgeblockte Sender verwalten usw. Das Quarantäne-Web-Interface ist zu finden unter: https://quarantine.tu-berlin.de

Unterschiedliche Ordnernamen für gesendete oder gelöschte Elemente im neuen Exchange-Konto

Unterschliedliche E-Mail-Clients reservieren diverse IMAP-Ordner für spezielle Zwecke, etwa für Entwürfe, gesendete Nachrichten oder den Papierkorb. Das Ergebnis sind oftmals viele neue Ordner wie "Gelöschte Elemente" , "Gelöschte Objekte", "Papierkorb", "Trash", die automatisch vom E-Mail-Programm dafür bei der ersten Verwendung angelegt werden.

Je nach E-Mail-Programm können Sie jedoch auch selbst die Zielordner der entsprechenden E-Mails festlegen.

Beispiel Thunderbird: Unter „Extras, Konten“ klicken Sie dazu jeweils auf den Abschnitt „Kopien & Ordner“. Hier können Sie für jeden der speziellen IMAP-Ordner statt der Voreinstellungen einen eigenen definieren.

Ich kann in meinem E-Mail-Client E-Mails empfangen aber keine versenden

Einige E-Mail-Clients nutzen bei der Erstkonfiguration den eingegebenen NutzerInnen-Namen automatisch sowohl zum empfangen als auch zum versenden von Nachrichten.

Bitte überprüfen Sie in Ihrem E-Mail-Client die Angaben zum SMTP-Ausgagsserver:

Mail.app (MacOS):

  1. Mail.app starten > "Mail" > "Einstellungen" > zum Reiter "Accounts" wechseln
  2. links aus der Liste das ETMB-Konto auswählen > rechts auf den Namen des "SMTP-Server" klicken > "SMTP-Serverliste bearbeiten"
  3. unterhalb der Liste auf den Reiter "Erweitert":

    1. "Port": 587
    2. "Authentifizierung":"Passwort"
    3. "Benutzername:" meinlogin@win.tu-berlin.de

  4. Mit "OK" speichern

Thunderbird (alle):

  1. Öffnen Sie Thunderbird
  2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten-Einstellungen" klicken
  3. links in der Liste auf den letzten Punkt "Postausgang-Server (SMTP)" klicken
  4. rechts oben aus den vorhandenen Einträgen den Eintrag für die ETMB auswählen und mit "Bearbeiten..." editieren:

    1. "Port": 587
    2. "Verbindungssicherheit":"STARTTLS"
    3. "Authentifizierungsmethode:" Passwort, normal
    4. "Benutzername": meinlogin@win.tu-berlin.de

Teammailboxen

Eine neue ETMB beantragen (Teamverwalter- / TeamleiterInnen)

Um eine neue ETMB zu erstellen benötigen Sie die "TeamverwalterIn"- bzw "TeamleiterIn"-Rolle.

Die Einrichtung erfolgt über das TUB-Portal unter IT-Anträge >Teamverwaltung.

a.) Eine ETMB für ein neues Team erstellen (benötigte Rolle: TeamverwalterIn):

  1. Es muss zunächst in der Teamverwaltung ein neues Team angelegt werden (Teams können nur TeamverwalterInnen anlegen).
  2. Dazu klicken Sie auf "+", geben Sie in den entsprechenden Feldern einen frei wählbaren Namen und eine Beschreibung für das Team ein und drücken Sie Team anlegen.
  3. Fügen Sie unter Eigenschaften durch Drücken von "+" dem Team einen oder mehrere TeamleiterInnen hinzu, indem Sie die Person/en  suchen und mit "+" hinzufügen.
  4. weiter unter b.)

b.) Eine ETMB für ein vorhandenes Team erstellen (benötigte Rolle: TeamverwalterIn / TeamleiterIn):

  1. Markieren Sie das gewünschte Team und klicken Sie auf "Bearbeiten", im neuen Fenster gehen Sie auf den Reiter Ressourcen. Klicken Sie auf "+", wählen Sie Exchange-Teamboxen und drücken Sie Hinzufügen.
  2. Wählen Sie Ihre Domain (Einrichtung) und ein passendes Thema für die ETMB. Es wird eine ETMB mit der technischen Adresse: einrichtung-TB-sekr2@win.tu-berlin.de erstellt.
  3. Jeder ETMB muss mind. eine lesbare Adresse der Art: sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de, info@einrichtung.tu-berlin.de, o.Ä. zugewiesen werden.

Wer verwaltet die ETMB? (Teamverwalter- / TeamleiterInnen)

Es gibt in Verbindung mit Teams und Teammailboxen zwei wichtige Rollen:

Die TeamverwalterInnen-Rolle: die RollenverwalterIn einer jeden Einrichtung kann die Rolle TeamverwalterIn vergeben. Mit der Teamverwalterrolle können:

  • Teams erstellt/editiert und gelöscht,
  • sowie Ressourcen (Teammailboxen, typo3 Webseiten, LDAP, AD usw.) für die Teams beantragt werden.
  • weiterhin können nur TeamverwalterInnen die TeamleiterIn-Rolle an die für das Team verantwortliche Personen(TeamleiterInnen) vergeben.

Die TeamleiterInnen-Rolle: TeamleiterInnen können:

  • Teammitglieder in das Team aufnehmen und entfernen
  • die Ressourcen (z.B. TMB) eines Teams verwalten
  • jedoch die Eigenschaften eines Teams nicht editieren und keine TeamverwalterInnen bestimmen

Neue/Mehrere E-Mail-Adresse/n auf die ETMB legen (StrukturverwalterInnen)

E-Mail-Aliase können nur von Personen mit der Rolle StrukturverwalterIn erstellt bzw geändert und gelöscht werden.

  1. Zunächst rufen Sie im TUB-Portal den Menüpunkt Strukturverwaltung unter IT-Dienste auf. 
  2. Unter dem Reiter Exchange-Teamboxen erhalten Sie ggf. eine Übersicht über die bereits erstellten E-Mail-Aliase.
  3. Einen neuen E-Mail-Alias erstellen Sie durch Drücken von "+".
  4. Wählen Sie aus den verfügbaren Teammailboxen, die Teambox aus (z.B. einrichtung-TB-sekr2), die einen weiteren E-Mail-Alias bekommen soll und geben Sie bitte den gewünschen Alias im Feld "E-Mail-Adresse" ein (z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de, info@einrichtung.tu-berlin.de, beliebig@einrichtung.tu-berlin.de). Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf "Speichern".
  5. Nach nur einigen Augenblicken ist Ihre Teammailbox auch unter dem neuen E-Mail-Alias erreichbar.
  6. Es können auch mehrere Aliase auf eine ETMB zeigen.

Haupt-Absenderadresse auswählen und ggf. "Gesendet-Ordner" aktivieren (TeamleiterInnen)

Der Absenderalias kann von TeamleiterInnen festgelegt werden

  1. Melden Sie sich im TUB-Portal an und wählen Sie den Menue-Punkt Teamverwaltung.
  2. Wenn Sie TeamleiterIn mehrerer Teams sind, so wählen Sie das gewünschte Team aus. Andernfalls werden Sie direkt zur Übersicht geleitet.
  3. Im Reiter Exchange-Teambox können Sie:

    1. die gewünschte ETMB auswählen und eine der verfügbaren Aliase als Absenderadresse auswählen. Klicken Sie auf "Absender-Alias einstellen"
    2. oder Festlegen, ob die aus der ETMB gesendeten E-Mails im "Gesendete Elemente"-Ordner der eigenen Mailbox und im "Gesendete Elemente"-Ordner der ETMB. Damit alle Teammitglieder erkennen können, welche E-Mails bereits beantwortet wurden, ist die Auswahl "Absender-Alias einstellen und Gesendet-Ordner aktivieren" nötig.

Zugriffsrechte auf die ETMB erteilen/entziehen (TeamleiterInnen)

Teammitglieder können nur von Personen mit der Rolle TeamleiterIn zu einem Team hinzugefügt bzw. entfernt werden.

  1. Melden Sie sich im TUB-Portal an und wählen Sie den Menue-Punkt Teamverwaltung.
  2. Wenn Sie TeamleiterIn mehrerer Teams sind, so wählen Sie das gewünschte Team aus. Andernfalls werden Sie direkt zur Übersicht geleitet.
  3. Im Reiter Mitglieder können sie mit "+" neuen Mitglieder zu dem Team hinzufügen. Geben Sie im neuen Fenster den Nachnamen der Person, die Sie hinzufügen möchten in das Suchfeld ein und klicken Sie auf "+".
  4. Entsprechend können Personen in der Liste markiert und mit "-" entfernt werden.

Migration: Persönliche Mailbox

Sie besitzen nur eine Mailbox auf dem alten (UNIX) System?

Sie besitzen nur eine Mailbox auf dem alten (UNIX) System, d.h. Sie rufen Ihre E-Mails von mail.tu-berlin.de und haben noch kein Exchange-Konto aktiviert?

Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

Automatische Übertragung: Sie können das Exchange-Konto automatisch aktivieren, indem Sie sich auf webmail.tu-berlin.de oder im TUB-Portal anmelden und im erscheinenden PopUp-Fenster die Option "Ja" auswählen.

Dabei haben Sie die Auswahl:

  • der automatischen Kopie Ihrer E-Mails sofort im nächsten freien Zeitraum
  • oder der automatischen Kopie, jedoch ausschließlich nachts

Manuelle Übertragung: Sie haben auch die Möglichkeit, Exchange zu aktivieren und Ihre vorhandenen E-Mails selbst vom alten auf das neue Konto zu übertragen.

  1. Melden Sie sich dazu im TUB-Portal an und gehen Sie zu "Mein Profil" > "Konto verwalten" > "Exchange-Konto verwalten".
  2. Wählen Sie im neuen Fenster aus, welche der Ihnen zur Verfügung stehenden Einrichtungen Sie zur Darstellung im Exchange-Verzeichnis nutzen möchten und bestätigen Sie die Änderungen mit "Ja, aktivieren"

Mit der Aktivierung von Exchange wird eine Weiterleitung Ihrer E-Mails an das Exchange-Konto eingerichtet. Alle ankommenden E-Mails sind von diesem Zeitpunkt an nur noch über das Exchange-Konto zu erreichen und können über das TUB-Portal nicht mehr an externe Adressen weitergeleitet werden!

Die Verwaltung von Weiterleitungen wird dann auf dem Exchange-System vorgenommen.

Bitte beachten Sie hierzu folgende Hinweise

Sie besitzen eine Unix- und eine Exchange-Mailbox?

Bitte richten Sie eine Weiterleitung Ihrer E-Mails an das Exchange-Konto ein.

  1. Melden Sie sich dann im TUB-Portal an und gehen Sie zu "Mein Profil" > "Konto verwalten" > "Exchange-Konto verwalten".
  2. Wählen Sie im neuen Fenster aus, welche der Ihnen zur Verfügung stehenden Einrichtungen Sie zur Darstellung im Exchange-Verzeichnis nutzen möchten und bestätigen Sie die Meldung: "An Sie gesendete E-Mails werden nicht nach Exchange weitergeleitet. Betätigen Sie die Schaltfläche, wenn Sie die Weiterleitung nach Exchange (<tubIt-Konto>@win.tu-berlin.de ) aktivieren möchten." mit "Weiterleitung aktivieren"

Alle ankommenden E-Mails sind von diesem Zeitpunkt an nur noch über das Exchange-Konto zu erreichen und können über das TUB-Portal nicht mehr an externe Adressen weitergeleitet werden!

Weiterhin können Sie die noch benötigten E-Mails auf Exchange übertragen, halten sie sich dazu bitte an die Anleitung zur "Manuellen Kopieraktion"

Falls Sie auf Seiten von Exchange eine Weiterleitung zum klassischen TUB-Mail-Dienst eingerichtet haben, entfernen Sie unbedingt zunächst diese Weiterleitung! Andernfalls erhalten Sie weder über den klassischen Mail-Dienst noch über Exchange Ihre E-Mails!

Thunderbird: Ich kann seit der Migration auf Exchange keine Elemente löschen oder verschieben

Wenn Sie in Thunderbird keine Nachrichten löschen können, liegt es möglicherweise an einem beschädigten Papierkorb-Ordner.

Es handelt sich hier um einen bekannten Fehler der Thunderbird-Software. Der Mozilla-support empfiehlt folgendes Vorgehen: https://support.mozilla.org/de/kb/Nachrichten-koennen-nicht-geloescht-werden

Manueller Umzug der E-Mail-Adresse von der alten Unix-TMB zur neuen ETMB (StrukturverwalterInnen)

  1. Zunächst rufen Sie im TUB-Portal den Menüpunkt Strukturverwaltung unter IT-Dienste auf (StrukturverwalterIn-Rolle benötigt)
  2. Im Reiter Teambox wählen Sie den Alias der von der alten Unix-TMB entfernt werden soll und klicken auf "-"
  3. Wechseln Sie zum Reiter Exchange-Teamboxen und drücken Sie "+".
  4. Wählen Sie aus den verfügbaren TMB die neue ETMB aus, die den E-Mail-Alias bekommen soll und geben Sie bitte den gewünschen Alias im Feld "E-Mail-Adresse" ein. Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf "Speichern". Nach nur einigen Augenblicken ist Ihre neue ETMB auch unter dem neuen E-Mail-Alias erreichbar

Migration: Teammailbox

Voraussetzungen

Voraussetzung für das Verfahren ist, dass alle Teammitglieder des Teams bereits ein Exchange Konto besitzen müssen. Vorher wird ein Umzug systembedingt unterbunden.

Weiterhin darf das Team nicht bereits über eine anderen ETMB verfügen.

TeamleiterIn/TeamverwalterIn können selbst in der Teammitglieder-Übersicht im TU Portal („Teamverwaltung“ > gewünschtes Team auswählen (bei mehr als eins)  >“Mitglieder“ ) überprüfen ob ihr Team diese Bedingung bereits erfüllt.

Unter Ressourcen („Teamverwaltung“ > gewünschtes Team auswählen (bei mehr als eins)  >“Ressourcen“ ) können Sie überprüfen ob eine ETMB bereits existiert.

Ablauf der Migration (TeamverwalterInnen/TeamleiterInnen)

  1. Melden Sie sich im TU-Portal an und wählen Sie „Teamverwaltung“
    a) als "Teamverwalter" wählen Sie das gewünschte Team aus (bei mehr als einem) > „Bearbeiten“ > „Ressourcen
    b) als "Teamleiter" wählen Sie direkt > „Ressourcen
  2. Wählen Sie die TMB, die Sie migrieren möchten. (alte TMB heissen „Teammailboxen“, Exchange-TMB tragen die Bezeichnung „Exchange-Teamboxen“ ) und klicken Sie auf „Teammailbox nach Exchange migrieren
  3. Es öffnet sich das Fenster : „Aktion bestätigen“.  Mit „Ja, migrieren!“ starten Sie die Migration.

Die Migration erfolgt danach automatisch im Hintergrund.

Zuerst werden alle Mailaliase der alten TMB auf die neue Exchange TMB übertragen, so dass alle E-Mails ab der Aktivierung nur noch in die neuen Exchange TMB ankommen werden.

Je nach vorhandenem Datenbestand und Anzahl der gleichzeitig stattfindenden Datenübernahmen kann das Kopieren der E-Mails längere Zeit in Anspruch nehmen. Wir werden alle Teammitglieder per E-Mails an beide Teammailboxen über den Beginn und das Ende der Kopieraktion informieren.

Auf die alte TMB kann ab Beginn der Kopieraktion für 45 Tage nur noch lesend zugegriffen werden, während Sie die neue Exchange-TMB sofort vollständig nutzen und z.B. Ihre neuen Mails einsehen können. Bereits
vorhandene E-Mails Ihrer alten TMB werden nach und nach erscheinen.

Über den Exchange-Webmaildienst (https://exchange.tu-berlin.de/owa/) können Sie sofort auf Ihre Exchange-TMB zugreifen : www.tubit.tu-berlin.de

Alternativ können Sie auch ein E-Mail-Programm (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook oder Mail) nutzen, für dessen Einrichtung Sie Anleitungen auf den TUB-Seiten unter http://www.tubit.tu-berlin.de/?id=165878 finden.

Folgende Daten werden Sie hierzu in jedem Fall benötigen :

  1. Servername: exchange.tu-berlin.de
  2. E-Mail-Adresse: Alias der Teammailbox (z.B: sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
  3. Technische Adresse der Exchange-TMB: <domain>-TB-<thema> (z.B. einrichtung-TB-sekr)
  4. Benutzer: clientspezifisch (z.B. <Kontoname>@win.tu-berlin.de\<TMB-Name> ) siehe Anleitungen
  5. Passwort: das Passwort Ihres tubIT-Kontos

Beschreibung der automatischen Kopieraktion

  1. Die Kopieraktion Ihrer E-Mails geschieht automatisiert und bequem ohne Ihr Zutun im Hintergrund.
  2. Um unterschiedliche Mailbestände zu vermeiden, wird die Nutzung der alten Teammailbox ab Beginn der Kopieraktion nur noch lesend zur Verfügung gestellt, während Sie das neue System mit den neuen E-Mails sofort nutzen können.
  3. Alte Mails werden nach und nach in Ihrer neuen Teammailbox erscheinen.
  4. Alle NutzerInnen werden in jedem Fall über Beginn und Ende sowie zur Nutzung des neuen E-Mail-Systems per E-Mail an beide Teammailboxen informiert.
  5. Sie haben nach der Aktivierung Ihrer ETMB 45 Tage lesenden Zugriff auf die alte Teammailbox, um Ihre E-Mails auf Vollständigkeit zu überprüfen, anschließend wird der Zugriff auf Mails Ihrer alten Mailbox nicht mehr möglich sein.

Beschreibung der manuellen Kopieraktion

  • Unix-Teammailbox ist vorhanden
  • Exchange Teammailbox erstellen
  • im selben E-Mail-Client einbinden
  • E-Mails markieren und per copy&paste in die neuen Ordner kopieren bzw "verschieben"
  • falls Mailaliase auf den Teammailboxen liegen, so kann der Strukturverwalter diese Aliase von der alten Mailbox entfernen und für die neue Mailbox einrichten.

http://www.tubit.tu-berlin.de/?id=128355


Manueller Wechsel von einer Unix-TMB zur einer ETMB (Teamverwalter-/Teamleiter-/StrukturverwalterInnen)

Falls Sie aus bestimmten Gründen, die von uns angebotene automatisierte Methode zur Migration Ihrer TMB nicht nutzen möchten, so müssen Sie Ihre TMB manuell umziehen. Dazu benötigen Sie einen E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird, Mail.app).

Es sind folgende Schritte notwendig:

  1. Binden Sie, falls noch nicht geschehen, ihre persönliche Unix-Mailbox im Client Ihrer Wahl ein
  2. Ihre Unix-TMB erscheinen automatisch im Unterordner "other-Users"
  3. Erstellen Sie  eine neue ETMB
  4. Entfernen Sie alle Aliase von der alten Unix-TMB und fügen Sie sie der neuen ETMB hinzu (ab diesem Zeitpunkt landen neue E-Mails nur noch in der neuen ETMB)
  5. Binden Sie die neue ETMB im Client Ihrer Wahl ein
  6. Nachdem beide TMB im Client zu sehen sind, können Sie die gewünschten Elemente per copy & paste bzw "verschieben" von der alten TMB in den entsprechenden Ordnern der neuen TMB kopieren

Gelöschte E-Mails aus der Teammailbox erscheinen nicht Im Ordner „gelöschte Elemente“ der TB.

ACHTUNG! Beachten Sie, dass durch Veränderung der Registry ins System eingegriffen wird. Legen Sie zuvor ein Backup Ihrer persönlichen Dateien an, um Datenverlust vorzubeugen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Registrierungseintrag zu ändern:

  1. Beenden Sie Outlook.
  2. Starten Sie den Registry Editor. Verwenden Sie hierzu eines der folgenden Verfahren entsprechend Ihrer Version von Windows.
    • Windows 8 und Windows 10: Drücken Sie die Windows-Taste + R, um das Dialogfeld ausführen zu öffnen. Geben Sie regedit.exe und anschließend auf OK.
    • Windows 7: Klicken Sie auf Start, geben Sie regedit.exe im Suchfeld und drücken die EINGABETASTE.
  3. Suchen Sie den Registrierungsschlüssel für Ihre Version von Outlook.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Options\General

Hinweis X.0 steht Office-Version (16,0 = Office 2016 15,0 = Office 2013 14.0 = Office 2010 12.0 = Office 2007).

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Wert DelegateWastebasketStyle, und klicken Sie dann auf Ändern.

    Wenn der Schlüssel nicht vorhanden ist, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie auf den Ordner „General“
    2. Wählen Sie dann Bearbeiten => neu, und klicken Sie dann auf DWORD-Wert(32-Bit).
    3. Geben Sie DelegateWastebasketStyle und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
  1. Wählen Sie „DelegateWastebasketStyle“ aus und ändern  Sie über Bearbeiten => Ändern  den  DWORD-Wert auf 4.

Zusatzinformationen / Extras

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