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TU Berlin

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Exchange für alle - die Ablösung des klassischen E-Mail-Dienstes

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass wir unseren Mailservice zukünftig nur noch über den Exchange-Dienst anbieten werden. In einem mehrstufigen Prozess werden die E-Mail Konten aller TUB-Mitglieder auf das Microsoft Exchange System übertragen.

Zeitplan
Phase I
Seit dem 27.07.2015 werden neue Mailboxen für Beschäftigte und Studierende nur noch auf dem Exchange System angelegt.
Phase II
In der zweiten Migrationsphase ab dem 20.08.2015 können NutzerInnen bereits vorhandene klassische Mailboxen des alten Systems nach Exchange migrieren.
Phase III
In der dritten Phase ab Oktober 2015 können Teammailboxen vom alten auf das neue System transferiert werden. Die Teamverantwortlichen werden rechtzeitig angeschrieben.
Abschaltung altes System
Wir gehen davon aus, die Migration in 2017 beenden und dann das alte System abschalten zu können.

Vorteile für Sie:

Für die TUB-Beschäftigten ist uns wichtig, dass wir auch in Vorbereitung auf die Einführung von SAP eine einheitliche Basis schaffen möchten, damit eine gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit mittels IT-Tools und Collaboration einfach von statten gehen kann. Diese Möglichkeiten bietet nur die Plattform Exchange.

Für Studierende ist die Groupwarefunktionalität von großem Nutzen:

  • neben dem reinen Mailaustausch werden auch Funktionen zur Verwaltung von Terminen und Kontakten geboten.
  • Exchange unterstützt die Synchronisation mit nahezu allen gängigen Smartphones, so dass Sie Ihre gesamten Kommunikationsdaten (Kontakte, E-Mails und Termine) bequem zwischen vielen verschiedenen Geräten synchronisieren können.
  • Sollten Sie im Laufe Ihres Studiums an der TUB beschäftigt sein, ist die Migration hin zu einem Mitarbeiter-Konto vereinfacht möglich. Zusätzliche Umstellungsarbeiten sind nicht mehr notwendig.

Profitieren auch Sie von der Möglichkeit der verbesserten Zusammenarbeit mit allen Bereichen Ihres TUB-Alltags und lassen Sie schon jetzt Ihre E-Mails auf das neue System übertragen!

Wie können Sie Exchange nutzen?

Sie sind erst seit dem 27.07.2015 Mitglied der TU Berlin?

Sind Sie erst seit dem 27.07.2015 Mitglied der TU Berlin, so besitzen Sie ausschließlich eine Exchange-Mailbox und müssen nichts weiter tun.

Sie besitzen nur eine Mailbox auf dem alten (UNIX) System?

Sie besitzen nur eine Mailbox auf dem alten (UNIX) System, d.h. Sie rufen Ihre E-Mails von mail.tu-berlin.de und haben noch kein Exchange-Konto aktiviert?

Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

Automatische Übertragung: Sie können das Exchange-Konto automatisch aktivieren, indem Sie sich auf webmail.tu-berlin.de oder im TUB-Portal anmelden und im erscheinenden PopUp-Fenster die Option "Ja" auswählen.

Dabei haben Sie die Auswahl:

  • der automatischen Kopie Ihrer E-Mails sofort im nächsten freien Zeitraum
  • oder der automatischen Kopie, jedoch ausschließlich nachts

Manuelle Übertragung: Sie haben auch die Möglichkeit, Exchange zu aktivieren und Ihre vorhandenen E-Mails selbst vom alten auf das neue Konto zu übertragen.

  1. Melden Sie sich dazu im TUB-Portal an und gehen Sie zu "Mein Profil" > "Konto verwalten" > "Exchange-Konto verwalten".
  2. Wählen Sie im neuen Fenster aus, welche der Ihnen zur Verfügung stehenden Einrichtungen Sie zur Darstellung im Exchange-Verzeichnis nutzen möchten und bestätigen Sie die Änderungen mit "Ja, aktivieren"

Mit der Aktivierung von Exchange wird eine Weiterleitung Ihrer E-Mails an das Exchange-Konto eingerichtet. Alle ankommenden E-Mails sind von diesem Zeitpunkt an nur noch über das Exchange-Konto zu erreichen und können über das TUB-Portal nicht mehr an externe Adressen weitergeleitet werden!

Die Verwaltung von Weiterleitungen wird dann auf dem Exchange-System vorgenommen.

Bitte beachten Sie hierzu folgende Hinweise

Sie besitzen eine Unix- und eine Exchange-Mailbox?

Bitte richten Sie eine Weiterleitung Ihrer E-Mails an das Exchange-Konto ein.

  1. Melden Sie sich dann im TUB-Portal an und gehen Sie zu "Mein Profil" > "Konto verwalten" > "Exchange-Konto verwalten".
  2. Wählen Sie im neuen Fenster aus, welche der Ihnen zur Verfügung stehenden Einrichtungen Sie zur Darstellung im Exchange-Verzeichnis nutzen möchten und bestätigen Sie die Meldung: "An Sie gesendete E-Mails werden nicht nach Exchange weitergeleitet. Betätigen Sie die Schaltfläche, wenn Sie die Weiterleitung nach Exchange (<tubIt-Konto>@win.tu-berlin.de ) aktivieren möchten." mit "Weiterleitung aktivieren"

Alle ankommenden E-Mails sind von diesem Zeitpunkt an nur noch über das Exchange-Konto zu erreichen und können über das TUB-Portal nicht mehr an externe Adressen weitergeleitet werden!

Weiterhin können Sie die noch benötigten E-Mails auf Exchange übertragen, halten sie sich dazu bitte an die Anleitung zur "Manuellen Kopieraktion"

Falls Sie auf Seiten von Exchange eine Weiterleitung zum klassischen TUB-Mail-Dienst eingerichtet haben, entfernen Sie unbedingt zunächst diese Weiterleitung! Andernfalls erhalten Sie weder über den klassischen Mail-Dienst noch über Exchange Ihre E-Mails!

Beschreibung der automatischen Kopieraktion

  1. Die Kopieraktion Ihrer E-Mails geschieht automatisiert und bequem ohne Ihr Zutun im Hintergrund.
  2. Um unterschiedliche Mailbestände zu vermeiden, wird die Nutzung der alten Mailbox ab Beginn der Kopieraktion nur noch lesend zur Verfügung gestellt, während Sie das neue System mit den neuen E-Mails sofort nutzen können.
  3. Alte Mails werden nach und nach in Ihrem neuen Konto erscheinen.
  4. Um Sie bei Ihren Arbeitsabläufen nicht zu stören, haben Sie die Möglichkeit sich für eine nächtliche Kopieraktion an einem Werktag zu entscheiden. Je nach vorhandenem Datenbestand und Auslastung der dafür zur Verfügung gestellten Infrastruktur wird Ihr Antrag dann in die Warteschlange eingereiht und in der nächsten verfügbaren Nacht durchgeführt.
  5. Sie werden in jedem Fall über Beginn und Ende sowie zur Nutzung des neuen E-Mail-Systems per E-Mail an beide Mailboxen informiert.
  6. Sie haben nach der Aktivierung Ihres Exchange-Kontos 45 Tage lesenden Zugriff auf das alte Konto, um Ihre E-Mails auf Vollständigkeit zu überprüfen, anschließend wird der Zugriff auf Mails Ihrer alten Mailbox nicht mehr möglich sein.

Achtung! Sie dürfen bis zur Beendigung der Kopieraktion keine Passwort-Änderung vornehmen, sonst können die E-Mails nicht übertragen werden!

Beschreibung der manuellen Kopieraktion

Nachdem Sie Ihr Exchange-Konto aktiviert haben, werden alle E-Mails nur noch im Exchange-Konto ankommen. Um Ihre alten E-Mails ebenfalls über den neuen Server lesen und bearbeiten zu können, müssen diese in die entsprechenden Ordner kopiert werden.

Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm ein zweites Konto ein und übertragen Sie Ihre E-Mails per copy & paste bzw "verschieben" in die neuen Ordner.

Sie haben nach der Aktivierung Ihres Exchange-Kontos 45 Tage Zugriff auf das alte Konto, um Ihre E-Mails auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Anleitungen und Hinweise zur Einrichtung Ihres Exchange-Kontos in einem E-Mail-Programm

Anleitungen und Hinweise zur Einrichtung Ihres alten Kontos in einem E-Mail-Programm

Fehlerhafte E-Mails

Aus technischen Gründen kann es vorkommen, dass nicht alle E-Mails automatisch transferiert werden können. Sie finden die nicht an Exchange übertragenen E-Mails in Ihrer alten Mailbox im Ordner "Migrationsfehler".

Sie haben die Möglichkeit, diese E-Mails lokal zu speichern, um darauf mit Hilfe eines E-Mail-Programms zugreifen zu können.

Falls Ihnen in der Abschluss-E-Mail Fehler gemeldet wurden, Sie diesen Ordner aber nicht sehen, so folgen Sie bitten folgenden Hinweisen:

  • auf webmail.tu-berlin.de anmelden
  • oben im Menue auf: "Konfiguration"> "Benutzereinstellungen" > "Webmail" > "Ordneransicht"
  • Haken bei "IMAP Ordnerabonnement benutzen?" herausnehmen und die Änderungen speichern.
  • Anschließend unter "Ordneraktionen" rechte Maustaste und "Liste neu aufbauen" wählen

Anleitung Import von lokal gespeicherten E-Mails

Kosten

Die Nutzung des Exchange-Dienstes ist für Sie kostenlos. tubIT trägt bei Beschäftigten die Kosten für die Exchange CALs, Studierende und Außerordentliche TUB-Mitglieder benötigen keine CALs. Sofern Sie Exchange mit einem Outlook-Client nutzen wollen, fallen jedoch die Lizenzkosten hierfür an. Weitere Erläuterungen entnehmen Sie bitte der Lizenzierung der Microsoft Server im Server/Client Modell.

Quota

Die Kopierzeit einer jeden Mailbox ist abhängig von ihrer Größe. Bitte bemühen Sie sich, vor der Migration Ihren Datenbestand maximal auf die allgemeingültige Quota von 5 GB (Beschäftigte) bzw. 1 GB (Studierende) zu verringern, indem Sie z.B. nicht mehr benötigte E-Mails aus Ihrer alten Mailbox löschen.

Wird es während der Kopieraktion technisch notwendig, die Quota auf Exchange zu vergrößern, werden wir das serverseitig vornehmen. Bitte bedenken Sie, dass eine solche Erhöhung in Einzelfälle und nur zeitweise erfolgt und dass wir Sie nach Ablauf der Übergangszeit an die anstehende Mailbox-Verkleinerung erinnern werden. Bei einer Quota-Überschreitung werden E-Mails dann nicht mehr versendet und empfangen werden können.

Datenschutz

Sofern die Migration automatisch durchgeführt werden soll, werden Ihre Kontoinformationen für die Dauer der Kopieraktion in einer sicheren Umgebung verschlüsselt und vor nicht autorisiertem Zugriff geschützt zwischengespeichert. Dem Verfahren stimmen Sie in diesem Fall ausdrücklich zu.

Zudem empfiehlt die Datenschutzbeauftragte der TU Berlin, das Passwort  nach der Migration der Mailbox zu ändern.

Alle Informationen hierzu finden Sie unter: http://www.tubit.tu-berlin.de/index.php?id=162212

Exchange und Unix-Teammailboxen

Der Zugriff auf Ihre Unix-Teammailboxen wird auch bei einem Umzug Ihrer Mailbox vom alten auf das neue Mail-System weiterhin möglich sein. Ein Mischbetrieb wird solange nötig sein, bis sämtliche Unix-Teammailboxen auf Exchange migriert wurden.

Die Migration von Teammailboxen ist unter bestimmten Voraussetzungen inzwischen sowohl manuell als auch automatisch möglich

Filterregeln

Bei der automatischen Kopieraktion werden ausschließlich E-Mails kopiert. Gewünschte Filterregeln müssen anschließend von Ihnen manuell auf Exchange eingerichtet werden.

Anleitungen zur Erstellung und Änderung von Filterregel in Exchange finden Sie hier

Weiterleitung

Für Studierende gilt, dass mit der Weiterleitung auch E-Mails mit dem Studium betreffenden, personenbezogenen Daten weitergeleitet werden und damit den sicheren Bereich der TU Berlin-Umgebung verlassen. 

Auf dem Weg der E-Mails zum angegebenen privaten E-Mail-Account werden E-Mails über verschiedene Mail-Server, nicht selten auch über Mail-Server in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau, geleitet. Die TU Berlin hat keine Möglichkeit den Zugriff Dritter auf die E-Mails außerhalb ihrer Infrastruktur zu verhindern. Ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Betreiber des privaten Accounts die E-Mails an staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergibt.

 

Als Mitarbeiter der TUB beachten Sie bittte, dass Nachrichten von Mitarbeitern der TU Berlin nicht selten personenbezogene Daten Dritter oder Daten, die unter das Dienstgeheimnis fallen, enthalten, sodass die behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Berlin empfiehlt von einer Weiterleitung an externe E-Mailsysteme abzusehen.

"Die Weiterleitung von E-Mails an eine andere Adresse ist ausschließlich zu Servern möglich, die innerhalb der Infrastruktur der TU Berlin betrieben werden.

Diese Entscheidung beruht auf der Empfehlung der behördlichen Datenschutzbeauftragten der TU Berlin.

Der Transport der Nachrichten innerhalb der TU Berlin erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Diese Absicherung kann außerhalb der Infrastruktur der TU Berlin nicht garantiert werden. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass über diesen Weg weitergeleitete Nachrichten von unberechtigten Dritten abgefangen werden.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Zielsysteme in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau betrieben werden oder E-Mails durch den Betreiber der Zielsysteme an weitere staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergegeben werden. 

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