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TU Berlin

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Umstellung Teammailboxen auf Exchange

Wir haben Sie zu einem früheren Zeitpunkt darauf hingewiesen, dass wir unseren E-Mailservice zukünftig nur noch über den Exchange-Dienst anbieten werden. In einem mehrstufigen Prozess werden alle vorhandenen E-Mail Konten auf das Microsoft Exchange System übertragen. Dies betrifft persönliche E-Mail-Postfächer sowie Teammailboxen (TMB).

Da die manuelle Umstellung von TMB vom alten auf das neue System mit einigem Aufwand verbunden ist, freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir ab sofort eine Möglichkeit bieten, Ihre TMB automatisiert auf das neue System zu transferieren.

Zeitplan
Phase I
Seit dem 27.07.2015 werden neue Mailboxen für Beschäftigte und Studierende nur noch auf dem Exchange System angelegt.
Phase II
In der zweiten Migrationsphase ab dem 20.08.2015 können NutzerInnen bereits vorhandene klassische Mailboxen des alten Systems nach Exchange migrieren.
Phase III
In der dritten Phase dem 30.11.2015 können Teammailboxen vom alten auf das neue System transferiert werden. Die Teamverantwortlichen werden rechtzeitig angeschrieben.
Abschaltung altes System
Wir gehen davon aus, die Migration in 2017 beenden und dann das alte System abschalten zu können.

Vorteile für Sie:

Es ist uns wichtig, dass wir auch in Vorbereitung auf die Einführung von SAP eine einheitliche Basis schaffen möchten, damit eine gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit mittels IT-Tools und Collaboration einfach von statten gehen kann. Diese Möglichkeiten bietet nur die Plattform Exchange.

Für TU Mitglieder, die Ihre persönliche Mailbox bereits auf dem Exchange haben, ist die Umstellung der benötigten Teammailboxen vom Vorteil, da die Nutzung von zwei Systemen nicht mehr nötig ist.

Sie nutzen ab der Umstellung nur noch eine Oberfläche sowohl für Ihre persönlichen als auch für die gemeinsam genutzen Mailboxen oder finden alle Ihre Mails an einer Stelle in Ihrem E-Mail-Client.

Voraussetzungen

Voraussetzung für das Verfahren ist, dass alle Teammitglieder des Teams bereits ein Exchange Konto besitzen müssen. Vorher wird ein Umzug systembedingt unterbunden.

Weiterhin darf das Team nicht bereits über eine anderen ETMB verfügen.

TeamleiterIn/TeamverwalterIn können selbst in der Teammitglieder-Übersicht im TU Portal („Teamverwaltung“ > gewünschtes Team auswählen (bei mehr als eins)  >“Mitglieder“ ) überprüfen ob ihr Team diese Bedingung bereits erfüllt.

Unter Ressourcen („Teamverwaltung“ > gewünschtes Team auswählen (bei mehr als eins)  >“Ressourcen“ ) können Sie überprüfen ob eine ETMB bereits existiert.menue/dienste/kommunikation_internet/der_exchange_dienst/exchange_faq_neu/#

Ablauf der Migration (TeamverwalterInnen/TeamleiterInnen)

  1. Melden Sie sich im TU-Portal an und wählen Sie „Teamverwaltung“
    a) als "Teamverwalter" wählen Sie das gewünschte Team aus (bei mehr als einem) > „Bearbeiten“ > „Ressourcen
    b) als "Teamleiter" wählen Sie direkt > „Ressourcen
  2. Wählen Sie die TMB, die Sie migrieren möchten. (alte TMB heissen „Teammailboxen“, Exchange-TMB tragen die Bezeichnung „Exchange-Teamboxen“ ) und klicken Sie auf „Teammailbox nach Exchange migrieren
  3. Es öffnet sich das Fenster : „Aktion bestätigen“.  Mit „Ja, migrieren!“ starten Sie die Migration.

Die Migration erfolgt danach automatisch im Hintergrund.

Zuerst werden alle Mailaliase der alten TMB auf die neue Exchange TMB übertragen, so dass alle E-Mails ab der Aktivierung nur noch in die neuen Exchange TMB ankommen werden.

Je nach vorhandenem Datenbestand und Anzahl der gleichzeitig stattfindenden Datenübernahmen kann das Kopieren der E-Mails längere Zeit in Anspruch nehmen. Wir werden alle Teammitglieder per E-Mails an beide Teammailboxen über den Beginn und das Ende der Kopieraktion informieren.

Auf die alte TMB kann ab Beginn der Kopieraktion für 45 Tage nur noch lesend zugegriffen werden, während Sie die neue Exchange-TMB sofort vollständig nutzen und z.B. Ihre neuen Mails einsehen können. Bereits
vorhandene E-Mails Ihrer alten TMB werden nach und nach erscheinen.

Über den Exchange-Webmaildienst (https://exchange.tu-berlin.de/owa/) können Sie sofort auf Ihre Exchange-TMB zugreifen.

Alternativ können Sie auch ein E-Mail-Programm (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook oder Mail) nutzen, für dessen Einrichtung Sie Anleitungen auf den TUB-Seiten unter http://www.tubit.tu-berlin.de/?id=97930http://www.tubit.tu-berlin.de/index.php?id=97930 finden.

Folgende Daten werden Sie hierzu in jedem Fall benötigen :

  1. Servername: exchange.tu-berlin.de
  2. E-Mail-Adresse: Alias der Teammailbox (z.B: sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
  3. Technische Adresse der Exchange-TMB: <domain>-TB-<thema> (z.B. einrichtung-TB-sekr)
  4. Benutzer: clientspezifisch (z.B. <Kontoname>@win.tu-berlin.de\<TMB-Name> ) siehe Anleitungen
  5. Passwort: das Passwort Ihres tubIT-Kontos

Beschreibung der automatischen Kopieraktion

  1. Die Kopieraktion Ihrer E-Mails geschieht automatisiert und bequem ohne Ihr Zutun im Hintergrund.
  2. Um unterschiedliche Mailbestände zu vermeiden, wird die Nutzung der alten Teammailbox ab Beginn der Kopieraktion nur noch lesend zur Verfügung gestellt, während Sie das neue System mit den neuen E-Mails sofort nutzen können.
  3. Alte Mails werden nach und nach in Ihrer neuen Teammailbox erscheinen.
  4. Alle NutzerInnen werden in jedem Fall über Beginn und Ende sowie zur Nutzung des neuen E-Mail-Systems per E-Mail an beide Teammailboxen informiert.
  5. Sie haben nach der Aktivierung Ihres Exchange-Kontos 45 Tage lesenden Zugriff auf die alte Teammailbox, um Ihre E-Mails auf Vollständigkeit zu überprüfen, anschließend wird der Zugriff auf Mails Ihrer alten Mailbox nicht mehr möglich sein.

Beschreibung der manuellen Kopieraktion

  • Unix-Teammailbox ist vorhanden
  • Exchange Teammailbox erstellen
  • im selben E-Mail-Client einbinden
  • E-Mails markieren und per copy&paste in die neuen Ordner kopieren bzw "verschieben"
  • falls Mailaliase auf den Teammailboxen liegen, so kann der Strukturverwalter diese Aliase von der alten Mailbox entfernen und für die neue Mailbox einrichten.

http://www.tubit.tu-berlin.de/?id=128355

Fehlerhafte E-Mails

Aus technischen Gründen kann es vorkommen, dass nicht alle E-Mails automatisch transferiert werden können. Sie finden die nicht an Exchange übertragenen E-Mails in Ihrer alten Mailbox im Ordner "Migrationsfehler".

Sie haben die Möglichkeit, diese E-Mails lokal zu speichern, um darauf mit Hilfe eines E-Mail-Programms zugreifen zu können.

Falls Ihnen in der Abschluss-E-Mail Fehler gemeldet wurden, Sie diesen Ordner aber nicht sehen, so folgen Sie bitten folgenden Hinweisen:

  • auf webmail.tu-berlin.de anmelden
  • oben im Menue auf: "Konfiguration" > "Benutzereinstellungen" > "Webmail" > "Ordneransicht"
  • Haken bei "IMAP Ordnerabonnement benutzen?" herausnehmen und die Änderungen speichern.
  • Anschließend unter "Ordneraktionen" rechte Maustaste und "Liste neu aufbauen" wählen

Anleitung Import von lokal gespeicherten E-Mails

Kosten

Die Nutzung des Exchange-Dienstes ist für Sie kostenlos. tubIT trägt bei Beschäftigten die Kosten für die Exchange CALs, Studierende und Außerordentliche TUB-Mitglieder benötigen keine CALs. Sofern Sie Exchange mit einem Outlook-Client nutzen wollen, fallen jedoch die Lizenzkosten hierfür an. Weitere Erläuterungen entnehmen Sie bitte der Lizenzierung der Microsoft Server im Server/Client Modell.

Quota

Die Kopierzeit einer jeden Mailbox ist abhängig von ihrer Größe. Bitte bemühen Sie sich, vor der Migration Ihren Datenbestand auf die Exchange TMB-Quota von 5 GB zu verringern, indem Sie z.B. nicht mehr benötigte E-Mails aus der alten Teammailbox löschen.

Wird es während der Kopieraktion technisch notwendig, die Quota auf Exchange zu vergrößern, werden wir das serverseitig vornehmen. Bitte bedenken Sie, dass eine solche Erhöhung in Einzelfälle und nur zeitweise erfolgt und dass wir Sie nach Ablauf der Übergangszeit an die anstehende Mailbox-Verkleinerung erinnern werden. Bei einer Quota-Überschreitung werden E-Mails dann nicht mehr versendet und empfangen werden können.

Filterregeln

Anleitungen zur Erstellung und Änderung von Filterregel in Exchange finden Sie hier

Abwesenheitsnotizen

Abwesenheitsnotizen können über den Exchange-Webmaildienst (https://exchange.tu-berlin.de/owa/) auf die TMB eingerichtet werden.

Weiterleitung

Als Mitarbeiter der TUB beachten Sie bittte, dass Nachrichten von Mitarbeitern der TU Berlin nicht selten personenbezogene Daten Dritter oder Daten, die unter das Dienstgeheimnis fallen, enthalten, sodass die behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Berlin empfiehlt von einer Weiterleitung an externe E-Mailsysteme abzusehen.

"Die Weiterleitung von E-Mails an eine andere Adresse ist ausschließlich zu Servern möglich, die innerhalb der Infrastruktur der TU Berlin betrieben werden.

Diese Entscheidung beruht auf der Empfehlung der behördlichen Datenschutzbeauftragten der TU Berlin.

Der Transport der Nachrichten innerhalb der TU Berlin erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Diese Absicherung kann außerhalb der Infrastruktur der TU Berlin nicht garantiert werden. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass über diesen Weg weitergeleitete Nachrichten von unberechtigten Dritten abgefangen werden.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Zielsysteme in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau betrieben werden oder E-Mails durch den Betreiber der Zielsysteme an weitere staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergegeben werden.

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