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TU Berlin

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E-Mail-Archivierung

Durch den Einsatz von Veritas Enterprise Vault können TU-Beschäftigte den Speicherplatz ihres E-Mail Posteinganges (Exchange) aktiv entlasten. Durch eine Reduzierung des genutzten Speicherplatzes können E-Mailanwendungen wie Outlook und Thunderbird stabiler und schneller arbeiten.

Die Software Veritas speichert E-Mail Anhänge, welche älter als 60 Tage und größer als 1MB sind auf einem TU-internen Archivserver. In der entsprechenden E-Mail wird dabei ein Link mit Direktzugriff auf den archivierten Anhang hinterlegt. Dies ermöglicht auch in Zukunft einen einfachen Zugriff auf die bereits archivierten Anhänge.

Diese Software ist somit besonders interessant für NutzerInnen mit hoher E-Mail Quota. 

Für die Verwaltung und den Zugriff gibt es folgende Möglichkeiten:

Archivierte Anhänge können, falls häufiger benötigt, jederzeit wiederhergestellt werden.

Kosten

Die Kosten der Lizenz Veritas Enterprise Vault betragen im ersten Jahr 30€.

Danach kann die Lizenz im 3-Jahres-Rhythmus für 22,50 € verlängert werden, dementsprechend kostet die Lizenz ab dem zweiten Jahr 7,50€ pro Jahr.

Es kann eine automatische Verlängerung der Lizenz aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Voraussetzungen

Um die Lizenz für sich oder andere Beschäftigte zu erwerben, müssen Sie über die Rolle "Strukturverwalter" verfügen. Initial haben diese Rolle LeiterInnen von Referaten, Abteilungen, Zentraleinrichtungen, Fakultäten, Instituten und Fachgebieten.

Sie können die Rolle "Strukturverwalter" auch von Ihrem/Ihrer zuständigen RollenverwalterIn zugeteilt bekommen.

Bestellung

Um eine Lizenz für sich oder andere Beschäftigte zu erwerben, müssen Sie über die Rolle "Strukturverwalter" verfügen.

  1. Melden Sie sich unter https://www.tu-berlin.de mit Ihren tubIT-Kontodaten an
  2. Navigieren Sie links auf der Website wie folgt: "Strukturverwaltung" > "Groupware-Dienst Exchange verwalten" > "E-Mail-Archivierung für Exchange verwalten"
  3. Es öffnet sich ein Übersichtsfenster mit einer Auflistung der Personen, an die Sie bereits eine Veritas-Lizenz vergeben haben
  4. Klicken Sie für die Zuteilung einer neuen Lizenz auf "E-Mail-Archivierung für Exchange kaufen"
  5. Geben Sie in dem neuen Fenster den Nachnamen der Person ein, der die Lizenz zugeschrieben werden soll, und klicken Sie anschließend auf "Personen suchen"
  6. Wählen Sie die entsprechende Person aus und klicken Sie unten links auf "Weiter"
  7. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Kauf der Lizenz mit einem Klick auf "Kauf bestätigen" endgültig kaufen
  8. Es öffnet sich ein neues Fenster, das den Kauf bestätigt und mit einem Klick auf "Schließen" wieder geschlossen wird
  9. Sie befinden sich nun wieder in dem Übersichtsfenster mit einer Auflistung der Personen, denen bereits eine Lizenz zugeteilt wurde

Sie können der Auflistung in diesem Übersichtsfenster das Kaufdatum, die Laufzeit und den Status der Lizenz entnehmen. Zusätzlich haben Sie folgende Funktionen:

  • Mit einem Klick auf das "Ja" oder "Nein" in der Spalte "autom. Verlängerung" aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Verlängerung der Lizenz für die entsprechende Person (nach dem Erwerb der Lizenz)
  • Bei einer bereits deaktivierten Lizenz können Sie mit einem Klick auf "deaktiviert" einen erneuten Kaufvorgang anstoßen. Preislich verhält sich die erneute Aktivierung wie ein Erstkauf.
  • Bei einer bereits aktivierten Lizenz haben Sie mit einem Klick auf "aktiviert" die Möglichkeit, die Veritas-Lizenz auf eine/n andere/n NutzerIn zu übertragen

Die Aktivierung der Lizenz kann bis zu 24 Stunden dauern. Die Übertragung der Anhänge erfolgt in den darauffolgenden Tagen. Sie sollten der Person, der Sie die Lizenz zugewiesen haben, eine Einweisung in die Weboberfläche, der OWA-Exchange-App oder dem Outlook-AddIn geben (siehe "Nutzung").

Nutzung

Bitte wenden Sie sich für den Erwerb einer Veritas-Lizenz an Ihren / Ihre StrukturverwalterIn. Nachdem der/die StukturverwalterIn die Lizenz für Sie freigegeben hat, können bis zu 24 Stunden vergehen, bevor Sie die Funktionen nutzen können.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten, Veritas zu nutzen:

Über die Web-Oberfläche:
Rufen Sie für die Weboberfläche zur Verwaltung von Veritas folgenden Link auf: https://archive.tu-berlin.de
Melden Sie sich mit Ihren tubIT-Kontodaten an und klicken Sie auf "Neue Enterprise Vault Suche". Sie haben nun Zugriff auf eine Weboberfläche mit der gleichen Ordnerstruktur wie Ihr Exchange-Posteingang. Dort können Sie bequem nach bestimmten E-Mails/Anhängen suchen.

Über die OWA-App:
Auf der Weboberfläche von Exchange: https://exchange.tu-berlin.de
können Sie unter "Optionen" > "Apps" die App "Enterprise Vault Global" aktivieren. Nun werden Ihnen im Nachrichtenfenster der E-Mail verschiedene Veritas-Funktionen angezeigt:

  • Anzeigen: Zeigt den archivierten Anhang der E-Mail an
  • Suchen: Durchsucht alle Anhänge aller E-Mails
  • Wiederherstellen: Stellt den Anhang aus dem Archiv wieder her und speichert ihn wieder im Ordner Posteingang.
  • Löschen: Löscht den Anhang endgültig aus Archiv und im Ordner Posteingang

Über ein Outlook AddIn:
Sie können das Outlook AddIn  hier herunterladen:

Windows:
Outlook Veritas AddIn 32Bit .zip (ZIP, 28,9 MB)
Outlook Veritas AddIn 64Bit .zip (ZIP, 43,4 MB)

Bitte entpacken Sie die heruntergeladene .zip mit einem entsprechenden Entpackungsprogramm und führen Sie anschließend die setup.exe aus.

Mac:
Outlook Veritas MAC AddIn (DMG, 3,9 MB)

Nach der Installation des AddIns werden Ihnen im Nachrichtenfenster der E-Mail verschiedene Veritas-Funktionen angezeigt:

  • Anzeigen: Zeigt den archivierten Anhang der E-Mail an.
  • Suchen: Durchsucht alle Anhänge aller E-Mails.
  • Wiederherstellen: Stellt den Anhang aus dem Archiv wieder her und speichert ihn wieder im Ordner Posteingang.
  • Löschen: Löscht den Anhang endgültig aus Archiv und im Ordner Posteingang.

Hinweis: Wenn Sie archivierte E-Mail Anhänge weiterleiten wollen, müssen Sie den Anhang zunächst mit der Funktion "Wiederherstellen" aus dem Archiv holen, bevor Sie die E-Mail weiterleiten.

Hinweise

  • Die Veritas-Lizenz kann für alle Beschäftigte der TU-Berlin erworben werden. Das schließt auch studentische Mitarbeiter ein.
  • Bitte denken Sie daran, archivierte E-Mail Anhänge rechtzeitig wiederherzustellen, falls die Lizenz ausläuft und nicht verlängert wird. Eine selbstständige Wiederherstellung ist nach dem Auslaufen der Lizenz nicht möglich.
  • Die Veritas-Lizenz ist an das Benutzerkonto gebunden. Der Nutzer kann bei einem Einrichtungswechsel die Veritaslizenz also weiterverwenden.
  • Über die Funktion der Vertretungsberechtigung innerhalb von OWA können auch andere Personen mit der Veritas OWA-App auf die archivierten Anhänge zugreifen.

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