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TU Berlin

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Features einer SharePoint Team Site

Generell stehen ihnen alle Features zur Verfügung, die im SharePoint 2013 Standard enthalten sind. Ab der Berechtigungsstufe „entwerfen“, haben sie jederzeit die Möglichkeit, weitere Apps ihrer Team Site hinzuzufügen. Es gibt einen SharePoint „App Store“ aus dem bei Bedarf und entsprechender vorheriger Begutachtung, weitere Module durch tubIT installiert werden können. Wenden sie sich bitte diesbezüglich an das SharePoint Team von tubIT.

Menue-Leiste

Auf der linken Seite einer SharePoint Team Site finden Sie die wichtigsten Apps. Diese können Bibliotheken, d.h. baumartige Strukturen aus Ordnern und Dokumenten, und Listen, d.h. Elemente basierend auf Formulareingaben sein.

Eine Auflistung aller Bibliotheken & Listen finden Sie unter Gesamter Websiteinhalt.

Dort ist auch der Papierkorb, zum Wiederherstellen von Elementen, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden, zu finden.

Abhängig von der zuvor auf der Team Site aktivierten App, steht ihnen am oberen Rand eine neue angepasste Symbolleiste zur Verfügung.

Bibliotheken

Dokumente

Sie können weitere Dokumenten-Bibliotheken mit anderen Namen hinzufügen und z.B. andere Berechtigungen für den Zugriff vergeben, Versionskontrolle einschalten oder thematisch trennen. Eine andere Möglichkeit ist das Hinzufügen von einem Dokumentcenter als Sub-Site für die zentrale Verwaltung von Dokumenten in Ihrer Einrichtung.

Das ist der Ort für aktuelle und gemeinsame Arbeitsunterlagen. Verwenden Sie ein Dokument zusammen im Team, indem Sie es dieser Dokumentbibliothek hinzufügen. Die Dokumente können mit einer Versionskontrolle versehen werden, damit Änderungen nachverfolgt und eventuell rückgängig gemacht werden können.

Wiki

Wikis stellen die Wissensbasis Ihrer Einrichtung dar. Es handelt sich dabei um Dokumentbibliotheken, in denen Sie auf einfache Weise beliebige Seiten bearbeiten können. Die Bibliothek wächst, indem vorhandene Seiten miteinander verknüpft werden oder Hyperlinks zu neuen Seiten erstellt werden.

Ankündigungen

Ankündigungen können Sie nutzen, um wichtige, zeitbegrenzte Ereignisse wie z.B. Tagungen auf einen Blick einzusehen. Nutzen Sie die Ankündigungen mit Ablaufdatum, um anstehende Ereignisse, Statusaktualisierungen oder andere Teamneuigkeiten zu verfolgen bzw. Ihren KollegInnen mitzuteilen.

Aufgaben

Weisen Sie MitarbeiterInnen oder KollegInnen Aufgaben zu und behalten Sie den Überblick über deren Abhängigkeiten und Status. Das Aufgabenformular mit Zuweisungsfunktion, Priorität und Status ist das Tool, um über die Tasks Ihrer Gruppe auf dem Laufenden bleiben.

Diskussionen

Nutzen Sie diese Liste zum Führen und Verwalten von Diskussionen innerhalb Ihres Teams.    

Kalender  

Der SharePoint-Kalender mit Ereignissen, Benachrichtigungen und Schnittstelle zu Outlook ist das Werkzeug zur Koordination aller Termine Ihres Teams.

Kontakte

Dieses Feature bietet Ihrem Team eine zentrale Stelle zur Aufbewahrung von Kontaktdaten zu Partnern, externen Firmen oder dergleichen.  

Projekt Plan

Mit dieser erweiterten Aufgaben Liste können Sie Gantt Charts erzeugen und in MS Office Project integrieren.

Weitere Apps

Die oben genannten sind nur einzelne Beispiele von den Apps, die Sie Ihrer Team Site hinzufügen können. Nutzen Sie z.B.  auch Umfragen, Projektplanungslisten oder Diskussionen für Ihre kollaborativen Aufgaben.

Sub-Sites

Es ist ebenfalls möglich, eine Unterseite für ein bestimmtes Projekt oder Team anzulegen. Die Navigation und Berechtigung können Sie wahlweise von der Team-Site übernehmen oder ganz neu definieren. Verschiedene Typen von Sub-Sites sind möglich, unter anderem Teamwebsite, Blog, Projektwebsite oder das vorhin erwähnte Dokumentencenter.

Listen

Ankündigungen

Sie können Ankündigungen nutzen, um wichtige, zeitbegrenzte Ereignisse wie z.B. Tagungen auf einen Blick einzusehen. Nutzen Sie die Ankündigungen mit Ablaufdatum, um anstehende Ereignisse, Statusaktualisierungen oder andere Teamneuigkeiten zu verfolgen bzw. Ihren KollegInnen mitzuteilen.

Aufgaben

Weisen Sie MitarbeiterInnen oder KollegInnen Aufgaben zu und behalten Sie den Überblick über deren Abhängigkeiten und Status. Das Aufgabenformular mit Zuweisungsfunktion, Priorität und Status ist das Tool, um über die Aufgaben Ihrer Gruppe auf dem Laufenden zu bleiben.

Projekt Plan

Mit dieser erweiterten Aufgaben-Liste können Sie Gantt-Charts erzeugen und MS Office Projekte integrieren.

Diskussionen

Nutzen Sie diese Liste zum Führen und Verwalten von Diskussionen innerhalb Ihres Teams.

Umfragen

Mit dieser Funktion können Sie Umfragen an Ihre Teammitglieder stellen. Sie können die Ergebnisse mit Hilfe verschiedener Arten von Fragen, wie z.B. Mehrfachauswahl, auszufüllende Felder und sogar Bewertungen, erfassen.

Links

Mit dieser Liste verwalten Sie Ihre Hyperlinks.

Kalender

Der SharePoint-Kalender ist das Werkzeug zur Koordination aller Termine Ihres Teams. Schnittstelle zu Outlook ermöglicht die Synchronisation der einzelnen Kalender.

Kontakte

Dieses Feature bietet Ihrem Team eine zentrale Stelle zur Aufbewahrung von Kontaktdaten zu Partnern und/oder externen Firmen.

Erweiterungen und ergänzende Dienste

Bevor Sie sich für SharePoint entscheiden, betrachten Sie bitte das gesamte Portfolio der von tubIT angebotenen Dienste und identifizieren Sie diejenigen, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, möchten wir zwei typische Beispiele erwähnen, bei denen andere tubIT-Dienste geeigneter sind:

Öffentliche Internetpräsenz

Alle Inhalte einer SharePoint Team Site sind nicht-öffentlich und stehen Berechtigten erst nach einem Login mit dem eigenen tubIT-Konto zur Verfügung.

Möchten Sie Inhalte im Internet veröffentlichen, ist eine klassische Webseite bzw. eine TYPO3-Seite die richtige Wahl. Beantragen Sie in diesem Fall bitte einen konventionellen Webauftritt oder einen TYPO3-Auftritt.

Datenhaltung für große Dateimengen

Als kollaborative Plattform dient eine Team Site vor allem zum Austausch von Informationen, die für eine Arbeitsgruppe relevant sind und Versionierung bzw. täglichen Backups bedürfen.

Eine Team Site ist kein Speicherort für umfangreiche Datenmengen wie Bildergalerien, Videosammlungen, Daten-Backups. Solche Daten können Sie nach wie vor im AFS-Datenbereich Ihrer Einrichtung ablegen.

Der Speicherplatz einer Team Site ist auf 20 GB begrenzt. Diesen können Sie durch entsprechende Reduktion Ihres SAN-/AFS-Kontingentes auf maximal 100 GB erhöhen.

Zusatzinformationen / Extras

Direktzugang

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