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TU Berlin

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Hinweise zu den Sperrfristen für E-Mail-Adressen

Über die Strukturverwaltung im TUB-Portal können Sie mit der Rolle Strukturverwalter zusätzliche E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Mailinglisten und Teamboxen anlegen. Da über E-Mail-Adressen auch personenbezogene Inhalte empfangen werden können, sind nach dem Löschen in bestimmten Fällen Sperrfristen vor der erneuten Vergabe einzuhalten.

 

Wann endet die Sperrfrist?
Die Sperrfrist nach Löschung beträgt 3 Jahre. Erst nach Ablauf dieses Zeitraums dürfen die betroffenen E-Mail-Adressen erneut vergeben werden.

 

Für welche E-Mail-Adressen ist die Sperrfrist erforderlich?
Die Sperrfrist ist für alle personenbezogenen E-Mail-Adressen aus datenschutzrechtlichen Gründen zwingend einzuhalten. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass personenbezogene Inhalte nach dem Wechsel des Inhabers der E-Mail-Adresse versehentlich an Unbefugte zugestellt werden.

 

Was gilt als "personenbezogen"?
Personenbezogen ist eine E-Mail-Adresse dann, wenn sie nahe legt, dass eine konkrete Person darüber zu erreichen ist. Dies ist beispielsweise bei E-Mail-Adressen der Form 'Nachname @ OrgName.tu-berlin.de' gegeben. Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass E-Mail-Adressen, die auf ein tubIT-Nutzerkonto zeigen, personenbezogen sind und somit der Sperrfrist unterliegen. Sollten Sie bereits eine nicht-personenbezogene Funktionsadresse, z.B. sekretariat@OrgName.tu-berlin.de, einem tubIT-Nutzerkonto zugeordnet haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir helfen Ihnen dann dabei, die Funktionsadresse auf ein neues Ziel umzustellen.

E-Mail-Adressen auf Mailinglisten und Teamboxen gelten nicht als personenbezogen und werden nicht mit einer Sperrfrist versehen.

 

Was sind Funktionsadressen und wie sollte ich sie verwenden?
Mit Funktionsadressen sind nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen gemeint, also Adressen, die nicht unmittelbar eine konkrete Person als Empfänger nahe legen. Beispiele für Funktionsadressen:

  • sekretariat @ OrgName.tu-berlin.de
  • kurs1 @ OrgName.tu-berlin.de
  • hausaufgaben @ OrgName.tu-berlin.de

Wenn Sie eine solche Funktionsadresse benötigen, weisen Sie diese bitte nicht einem tubIT-Nutzerkonto zu, sondern einer Teambox oder einer Mailingliste. Auf diesem Wege können Sie ganz leicht die Adressaten über die Teamzugehörigkeit oder die Mailinglistenempfänger wechseln, ohne,  dass die Sperrfrist eingehalten werden muss. Sie können diese E-Mail-Adresse dann auch ganz einfach löschen und sofort wieder einem anderen Team oder einer anderen Mailingliste zuordnen.

 

Sollten Sie Fragen zum Thema Sperrfristen haben oder eine Funktionsadresse, die auf ein tubIT-Nutzerkonto zeigt neu zuweisen wollen, wenden Sie sich bitte via E-Mail an:

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